เทคโนโลยีทำให้เสียสมาธิไม่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับมัน แทนที่จะปล่อยให้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ดึงความสนใจของคุณออกไปจากกิจกรรมที่สำคัญกว่าในวันทำงานของคุณให้ใช้มันเพื่อทำให้จุดโฟกัสของคุณคมชัดยิ่งขึ้น

วิธีการจัดการหลายครั้งต้องใช้การประชุมหลายวันเป็นหลัก ทางเลือกง่ายๆคือเทคนิค Pomodoro ของ Francesco Cirillo ซึ่งตั้งชื่อตามตัวจับเวลาครัว 25 นาทีในรูปของมะเขือเทศ Cirillo ที่ใช้ในการรักษาโฟกัสของเขาในขณะที่เรียนในวิทยาลัยในกรุงโรม

ใน 25 นาทีคุณสามารถเรียนรู้สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดการ Pomodoro ได้อย่างตรงไปตรงมา Pomodoro Technique e-book ฟรี (ดาวน์โหลด PDF) ใช้เวลาในการอ่านนานมาก

โดยสรุปคุณแสดงรายการกิจกรรมในแต่ละวันและกำหนดจำนวนของ "Pomodoros" หรือช่วงเวลา 25 นาทีคุณจะใช้ในแต่ละวัน คุณสามารถปรับความยาวของ Pomodoros ของคุณได้ แต่ 25 นาทีตามด้วยการพัก 5 นาทีดูเหมือนจะใช้ได้กับหลาย ๆ คน หลังจากสี่ Pomodoros คุณใช้เวลาพักอีกต่อไป

ในขณะที่คุณทำงานคุณจะติดตามจำนวน Pomodoros ที่แต่ละงานต้องการให้เสร็จสมบูรณ์ ในตอนท้ายของวันคุณเปรียบเทียบการประเมินของคุณกับผลลัพธ์ที่แท้จริงของคุณสำหรับแต่ละงาน ใช้ข้อมูลนั้นเพื่อปรับปรุงการประมาณการในอนาคตของคุณ

การพูดถึงมะเขือเทศติดตามวันทำงานของคุณ

มีหลายโปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อใช้กับเทคนิค Pomodoro สิ่งที่ฉันตัดสินคือ Pomodoro Timer ฟรีโปรแกรมโอเพนซอร์ซที่วางไอคอนมะเขือเทศไว้ในพื้นที่แจ้งเตือนใน Windows ยูทิลิตี้นี้ยังมีให้สำหรับ Mac และ Linux

Pomodoro Timer ไม่มีเอกสารหรือข้อมูลความช่วยเหลือใด ๆ ดังนั้นคุณต้องนำไปหรือทิ้งไว้ หลังจากที่คุณติดตั้งโปรแกรมให้คลิกขวาที่ไอคอนมะเขือเทศในพื้นที่แจ้งเตือนแล้วเลือกเริ่ม Pomodoro คุณได้รับแจ้งให้ตั้งชื่อ Pomodoro คลิกตกลงเพื่อเริ่มนาฬิกา

เลือกการตั้งค่าบนเมนูคลิกขวาเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่แสดงตัวเลือกสำหรับการเปลี่ยนระยะเวลาของ Pomodoro แต่ละรายการปรับการแจ้งเตือนของโปรแกรมและเอฟเฟกต์เสียง (คุณจะต้องยกเลิกการเลือก "ฟ้องเสียง" อย่างแน่นอน) และตั้งชื่อและติดตาม Pomodoros

ขณะที่คุณทำงานเวลาที่เหลือใน Pomodoro ปัจจุบันจะนับในพื้นที่แจ้งเตือนเป็นตัวเลขสีดำ ทำเครื่องหมายที่ "แสดงตัวนับเวลา" ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าเพื่อแสดงเวลาที่เหลือในป๊อปอัพขนาดเล็กด้านล่างหมายเลขสีดำที่เข้ารหัส

การจัดการศัตรูของการจัดการเวลา: การหยุดชะงัก

แน่นอนวันทำงานมักไม่แน่นอน บางครั้งการขัดจังหวะอาจเกิดขึ้นภายในเช่นการกระตุ้นให้ตรวจสอบอีเมลของคุณและภายนอกบางครั้งเช่นโทรศัพท์เรียกเข้าหรือประชุมทันควันกับหัวหน้าของคุณ เมื่อถูกขัดจังหวะให้หยุด Pomodoro ชั่วคราวโดยคลิกขวาที่การนับถอยหลังและเลือก Interrupt Pomodoro หากการหยุดชะงักกลายเป็นภารกิจให้บันทึกพร้อมกับ Pomodoros อื่น ๆ ของวัน

ในบันทึก Pomodoro ของคุณคุณบันทึกว่าการหยุดชะงักแต่ละครั้งนั้นมีความสำคัญและเร่งด่วนเพียงใดและหากไม่เป็นเช่นนั้นให้ลองนำมันออกใช้ในอนาคตจนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นภารกิจแล้ว เป้าหมายคือเพื่อพัฒนาความสามารถของคุณในการทำนายเวลาที่จะต้องใช้เวลาในการทำงานต่าง ๆ

เมื่อคุณพร้อมที่จะกลับไปทำงานให้เลือกดำเนินการต่อ Pomodoro จากเมนูคลิกขวา

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์แนะนำให้ใช้กระดาษเพื่อวางแผน Pomodoros ในแต่ละวันและบันทึกความคืบหน้าการทำงานและการขัดจังหวะของคุณ แน่นอนคุณสามารถใช้สเปรดชีตบันทึกฐานข้อมูลหรือไฟล์ข้อความเพื่อติดตามกิจกรรมการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย ฉันใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความเริ่มต้นของพีซีเพื่อสร้างบันทึก Pomodoro ของฉัน (ฟังดูเหมือนสิ่งที่คุณเห็นถัดจากอะโวคาโดจิ้มที่งานปาร์ตี้)

หากต้องการดูสถิติเกี่ยวกับ Pomodoros ที่ผ่านมาของคุณให้เลือกสถิติในเมนูคลิกขวา Pomodoros มีการระบุไว้ตามชื่อวันที่สิ้นสุดและระยะเวลารวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการขัดจังหวะ คุณสามารถเรียงลำดับรายการตามแต่ละคอลัมน์ แต่คุณไม่สามารถส่งออกข้อมูลนอกเหนือจากการคัดลอกและวางแต่ละรายการทีละรายการ

ฉันใช้เวลาสองสามวันในการบันทึกและวิเคราะห์ Pomodoros กระบวนการไม่ก้าวก่ายในวันทำงานของฉัน เนื่องจากคนส่วนใหญ่วางแผนเวลาทำงานของพวกเขาตามครึ่งชั่วโมงการคาดการณ์เวลาที่แต่ละงานจะใช้ง่าย ฉันบันทึก Pomodoros เฉพาะเมื่อฉันอยู่ที่โต๊ะทำงานและมักจะอยู่ที่คอมพิวเตอร์ คนอื่นจะใช้พวกเขาในการวางแผนการประชุมและโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของพวกเขา

การเพิ่มขึ้นครึ่งชั่วโมงพิสูจน์แล้วว่าสั้นเกินไปสำหรับฉัน ฉันเพิ่มช่วงเวลาเป็น 1 ชั่วโมงและเวลาพักเป็น 10 นาที ฉันได้พัดผ่านการแจ้งเตือนการหยุดพักที่ 25 นาที แต่โดยปกติฉันก็พร้อมสำหรับการพักหายใจสั้น ๆ หลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นจากการทำงานที่มั่นคง

ฉันทำงานจากที่บ้านดังนั้นสิ่งหนึ่งที่ไม่คาดคิดในการบันทึกการขัดจังหวะของฉันคือการตัดสินใจที่จะปิดเสียงเรียกเข้าในโทรศัพท์พื้นฐานของเราในระหว่างวันทำงาน ฉันวางใจในโทรศัพท์มือถือของฉันเพื่อทำงานดังนั้นเกือบทุกสายที่โทรศัพท์บ้านตั้งแต่ 9 ถึง 5 เป็นสนามการตลาดหรือการแจ้งเตือนการนัดหมาย (หมายเลขโทรศัพท์บ้านของเรามีการลงทะเบียนในทุกรายการที่ไม่ต้องโทรมี แต่สนามการตลาดที่ไม่ต้องการยังคงอยู่)

ไม่ว่าคุณจะวางแผนและบันทึก Pomodoros ของคุณเป็นประจำหรือทำเพียงชั่วครู่คุณก็จะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการใช้จ่ายวันทำงานของคุณอย่างแท้จริง ข้อมูลจะทำให้การวางแผนของคุณแม่นยำยิ่งขึ้นและอาจระบุวิธีที่คุณสามารถลดการขัดจังหวะให้น้อยที่สุดและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาทำงานอื่น ๆ