มีคนไม่มากที่ใช้คอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว ในความเป็นจริงพวกเราส่วนใหญ่กระโดดจากเครื่องจักรไปยังเครื่องจักรในระหว่างวันทำงาน

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงไฟล์สำคัญของคุณจากเครื่องต่างๆในชีวิตดิจิตอลของคุณคือการจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ หากคุณใช้ Google เอกสารเป็นที่เก็บไฟล์ออนไลน์ของคุณเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้วันทำงานของคุณสั้นลง

ส่งไฟล์ Google เอกสารทั้งหมดที่ซิปแล้วไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

ผู้ใช้พีซีส่วนใหญ่สำรองไฟล์สำคัญของพวกเขาโดยคัดลอกไปยังแผ่นดิสก์ออปติคัลหรืออุปกรณ์เก็บข้อมูล USB หรือโดยการอัปโหลดไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ตอนนี้การสำรองข้อมูลออนไลน์ก็ใช้วิธีอื่นเช่นกัน

หากต้องการดาวน์โหลดเอกสาร Google เอกสารสเปรดชีตงานนำเสนอและไฟล์อื่น ๆ ทั้งหมดไปยังพีซีของคุณในไฟล์ซิปเดียวให้เลือกไฟล์ใดก็ได้แล้วคลิกเพิ่มเติม> ดาวน์โหลด เลือก "รายการทั้งหมด" และตรวจสอบประเภทไฟล์หรือ "ไม่ต้องดาวน์โหลด (ข้าม)" ในเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับแต่ละประเภทไฟล์ คุณยังสามารถเปลี่ยนรูปแบบทั้งหมดเป็น MS Office, Open Office หรือ PDF

ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาทีในการบีบอัดและดาวน์โหลด 300 ไฟล์ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเอกสาร Word และ Excel สเปรดชีตไปยังไฟล์ ZIP ขนาด 68MB หากคุณไม่ต้องการรอให้การดาวน์โหลดเสร็จสิ้นให้คลิก "อีเมลเมื่อพร้อม" เพื่อให้ Google ส่งลิงค์ให้คุณเมื่อไฟล์พร้อมให้ดาวน์โหลด

ใช้ Google เอกสารแก้ไขอัตโนมัติเพื่อบันทึกการพิมพ์

เครื่องมือแก้ไขข้อความของ Google เอกสารจะแนะนำการแก้ไขคำที่สะกดผิด: คลิกขวาหรือ Command-click คำเลือก "แก้ไขให้ถูกต้องเสมอ" และเลือกการสะกดที่ถูกต้องจากคำที่แนะนำ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างทางลัดสำหรับข้อความที่ป้อนทั่วไปเช่นชื่อของคุณชื่อผู้ว่าจ้างหรือคำศัพท์สำเร็จรูปซ้ำ ๆ ในการทำเช่นนั้นให้คลิกเครื่องมือ> การตั้งค่าป้อนคีย์ลัดในกล่องแทนที่และข้อความที่คุณเลือกในกล่องด้วย ตอนนี้เมื่อคุณป้อนสตริงข้อความที่ตามด้วยช่องว่างแผ่นสำเร็จรูปที่ยาวกว่าจะปรากฏขึ้น

หากต้องการป้องกันไม่ให้ Google เอกสารสร้างเศษส่วน, เครื่องหมายจุดไข่ปลา, สัญลักษณ์ลิขสิทธิ์และเครื่องหมายการค้าและอักขระพิเศษอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ, ไม่เลือกที่รายการในรายการการตั้งค่าหรือคลิก x ทางด้านขวาเพื่อลบรายการ

แป้นพิมพ์ลัดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ Google เอกสาร

พวกเราส่วนใหญ่จำได้เกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดที่เราใช้เป็นประจำ ในโพสต์เมื่อปี 2008 ฉันอธิบายวิธีสร้างไฟล์ข้อความที่มีการรวมกันของการกดแป้นพิมพ์หลายสิบแป้นดังนั้นแป้นพิมพ์ลัดเดียวที่คุณต้องจำคือปุ่มที่คุณกำหนดให้เปิดไฟล์นั้น

หากต้องการเปิดชีททางลัดสำหรับแป้นพิมพ์ลัดของ Google Docs ให้กด Ctrl (หรือ Command บนเครื่อง Mac) และ / (เครื่องหมายสแลช) อีกวิธีหนึ่งคุณสามารถเพิ่มคอมโบแป้นพิมพ์ Google Docs ห้ารายการเหล่านี้ลงในรายการทางลัดหลักของคุณ:

Ctrl-Shift-C : ดูจำนวนคำ

Ctrl-Shift-Y : ดูคำจำกัดความของคำที่เลือก

Ctrl-; (เซมิโคลอน): เลื่อนไปยังคำที่สะกดผิดถัดไป

Alt-Shift-F : เลื่อนไปที่แถบเมนู

Ctrl- \ (แบ็กสแลช): ล้างการจัดรูปแบบ

เคล็ดลับโบนัส: เพื่อเพิ่มมุมมองของคุณใน Google Docs ให้ป้อน Ctrl-Shift-F เพื่อเปิดใช้งานมุมมองแบบเต็มหน้าจอ คลิกมุมมอง> เต็มหน้าจอเพื่อซ่อนส่วนควบคุม กด Esc เพื่อดูการควบคุมและ Ctrl-Shift-F อีกครั้งเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นมุมมองปกติ

ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์หรือเชิญเท่านั้น

ไฟล์ทั้งหมดที่คุณจัดเก็บใน Google เอกสารเป็นแบบส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น หากต้องการแชร์ไฟล์ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกแชร์ จากเมนูนี้คุณสามารถส่งไฟล์เป็นไฟล์แนบอีเมลส่งอีเมลไปยังผู้ทำงานร่วมกันที่คุณกำหนดหรือเลือกแบ่งปันอีกครั้งเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "ตั้งค่าการแบ่งปัน"

คลิกเปลี่ยนภายใต้ "ใครมีสิทธิ์เข้าถึง" เพื่อให้ไฟล์เป็นแบบสาธารณะ (ทุกคนบนเว็บสามารถเข้าถึงได้) หรือทุกคนที่มีลิงก์ไปยังไฟล์นั้น ตัวเลือกทั้งสองนี้ไม่จำเป็นต้องมีการลงชื่อเข้าใช้และคุณสามารถกำหนดได้ว่าผู้ดูสามารถแก้ไขไฟล์ได้หรือไม่

คุณยังสามารถเก็บไฟล์เป็นส่วนตัว แต่แชร์กับคนที่คุณกำหนดเท่านั้น การตั้งค่านี้ต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าถึงไฟล์ คลิกในกล่องข้อความ "เพิ่มคน" และป้อนที่อยู่อีเมลหรือเลือกรายการจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

ตามค่าเริ่มต้นบุคคลที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไขไฟล์ได้ คลิก "สามารถแก้ไข" ที่ด้านขวาเพื่อ จำกัด ให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นหรือดูเฉพาะเอกสาร คุณยังสามารถวางเนื้อหาของไฟล์ลงในข้อความและส่งสำเนาให้ตัวเองได้