คุณไม่มีเวลาที่จะแยกแยะความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญหลายร้อยคนเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นใหม่ในกล่องจดหมายที่หลบหนี นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันทำการเรียงลำดับสำหรับคุณ

ขณะที่ฉันทำงานผ่านทางประมาณหนึ่งโหลของกลยุทธ์เหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตอีเมลชุดรูปแบบเกิดขึ้น: ทำให้สั้น ๆ

ด้วยจิตวิญญาณนั้นและโดยไม่ชักช้าต่อไปนี้เป็นคำแนะนำยอดนิยมของผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาอีเมล

อย่าปล่อยให้กล่องจดหมายเข้าของคุณกำหนดตารางเวลาของคุณ

ฉันเป็นหนึ่งในคนเหล่านั้นที่เยี่ยมชมกล่องจดหมายของเขาก่อนที่ฉันจะดื่มกาแฟหรือเปิดหนังสือพิมพ์ในตอนเช้า (จำหนังสือพิมพ์ได้ไหม) นั่นเป็นเหตุผลที่เคล็ดลับแรกที่นำเสนอโดย Audrey Thomas จาก OrganizedAudrey.com ขว้างฉันเป็นวงวนรอหนึ่งชั่วโมงในวันทำงานของคุณก่อนที่คุณจะตรวจสอบอีเมลของคุณ

เนื่องจากเราหลายคนสื่อสารกับผู้คนที่อยู่นอกเขตเวลาของเราข้อเสนอแนะนี้จะยากที่จะติดตาม อย่างไรก็ตามเคล็ดลับ 10 ข้อสุดท้ายของ Audrey คือสิ่งที่ฉันรับรองอย่างเต็มที่ (มีคุณสมบัติเดียว): ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด ท้ายที่สุดใครคือหัวหน้าคุณหรือกล่องจดหมายของคุณ

คุณสมบัติคือคุณอาจต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลที่คุณได้รับจากผู้ที่อาจส่งข้อความด่วนถึงคุณ ในกรณีนี้คุณสามารถสร้างกฎที่เตือนคุณผ่านข้อความเมื่อคุณได้รับจดหมายจากบุคคลนั้น (ฉันจะอธิบายกระบวนการนี้ในโพสต์ในอนาคต) หรือใช้บริการเช่น AwayFind

ฉันอธิบายวิธีใช้ AwayFind ในโพสต์เดือนพฤศจิกายน 2012 เรื่อง "วิธีปิดเสียงการแจ้งเตือนบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต" (เลื่อนไปที่ด้านล่างของโพสต์เพื่อดูข้อมูลเกี่ยวกับแอป) AwayFind มีค่าใช้จ่าย $ 5 ต่อเดือนสำหรับบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีและ $ 15 ต่อเดือนสำหรับบัญชีมากถึงห้าบัญชี ทั้งบัญชีส่วนบุคคลและบัญชีมืออาชีพมาพร้อมกับการทดลองใช้ฟรี 30 วัน

กฎห้าประโยคช่วยคุณประหยัดเวลาและพวกเขา

เช่นเดียวกับที่มีคนที่รักเสียงของเสียงของตัวเองพวกเราหลายคนเชื่อว่าผู้รับข้อความของเราพบว่าร้อยแก้วอีเมลของเราโลดโผน ไม่เช่นนั้น Stephanie Vozza ของผู้ประกอบการเรียกกฎอีเมลห้าประโยคว่า

Vozza แนะนำให้วางข้อความที่ด้านล่างของข้อความที่อ่านว่า "เพื่อประหยัดเวลาและของคุณฉันกำลัง จำกัด การตอบกลับทั้งหมดของฉันไว้ที่ห้าประโยคหรือน้อยกว่า" ในความเป็นจริงกฎห้าประโยคไม่ได้ใช้กับคำตอบเท่านั้น Vozza เสนอราคาผู้ประกอบการอนุกรม Guy Kawasaki: "น้อยกว่าห้าประโยคมักจะฉับพลันและหยาบคายมากกว่าห้าประโยคทำให้เสียเวลา"

คาวาซากิเชื่อว่าอีเมลควรตอบคำถามห้าข้อ: คุณเป็นใครต้องการอะไรทำไมคุณถามทำไมผู้รับควรทำในสิ่งที่คุณถามและขั้นตอนต่อไปคืออะไร ข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวของกฎห้าประโยคคือเมื่อคุณสรรเสริญใครบางคน จากนั้นคาวาซากิแนะนำให้คุณ "ไปต่อได้นานเท่าที่คุณต้องการ"

TLA สามารถเป็น RTS (โปรแกรมรักษาเวลาจริง)

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ข้อความของคุณผ่านไปในเวลาที่น้อยลงคือการใส่แค็ปซูลไว้ในบรรทัดหัวเรื่องด้วย TLAs (ตัวย่อสามตัวอักษร) Les McKeown ของ Inc. "dissects" หัวเรื่องอีเมลใน "กุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตอีเมล์? หัวเรื่องดีกว่า"

เมื่อตอบกลับสองหรือสามคำจะพอเพียงหรือเพียงแค่รับทราบข้อความคุณสามารถตอบได้โดยไม่มีข้อความต้นฉบับและเริ่มต้นหัวเรื่องด้วย "Got it; will (eom)" เพื่อระบุผู้รับที่ต้องการ ' ไม่เปิดข้อความ นอกเหนือจาก "eom" (สิ้นสุดข้อความ) McKeown ยังแนะนำ TLAs หัวเรื่องบรรทัดอื่น ๆ : NRR (ไม่ต้องตอบกลับ), Y / N (ใช่ / ไม่ใช่คำถาม), RB [T] (ตอบตามเวลา / วัน ), AB [T] (ดำเนินการตามเวลา / วันที่ที่กำหนด) และ PYR (ตามคำขอของคุณ) ซึ่งสำหรับฉันดูเหมือนจะชัดเจนเกินไปและบางทีอาจเป็นเรื่องที่น่ารำคาญเล็กน้อย

ไปที่ไฟล์หรือไม่ที่จะยื่น?

ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลจำนวนมากยืนยันว่าคุณแน่ใจว่ากล่องจดหมายของคุณว่างเปล่าในตอนท้ายของแต่ละวัน ฉันใช้แนวทางตรงกันข้าม: กล่องจดหมายเข้าของฉันคือที่เก็บข้อความที่สามารถค้นหาได้ อย่างไรก็ตามฉันพร้อมรับทราบถึงประโยชน์ของระบบจัดเก็บข้อมูลอีเมลที่เป็นระเบียบ

กุญแจสำคัญในระบบดังกล่าวคือการสร้างโฟลเดอร์ที่คุณวางข้อความตามเกณฑ์ต่างๆ George Kao ของ Medium.com ได้คิดค้นระบบอีเมลเจ็ดประเภทที่เขาอ้างว่ารองรับข้อความทั้งหมดที่คุณน่าจะได้รับ

จากมุมมองด้านการผลิตสิ่งที่สำคัญที่สุดในเจ็ดหมวดหมู่ของ Kao คือประเภทแรก: ไม่จำเป็นต้องตอบกลับหรืออ่านซึ่งฉันเท่ากับ "ลบ" หมวดหมู่อื่น ๆ จะถูกเก็บไว้ในไฟล์การตอบสนองเพิ่มเติมการอ่านทางเลือกการตอบสนองที่ต้องการวันนี้การตอบสนองที่ต้องการในภายหลังและติดตาม Kao ชี้ให้เห็นว่าบางหมวดหมู่เหล่านี้จะต้องมีหมวดหมู่ย่อย

เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง

• Dropbox ได้รับช่างพูดและซื้อบริการแชทในที่ทำงาน Zulip
• WhatsApp CEO: เราจะไม่ทำลายความเป็นส่วนตัวของคุณสำหรับ Facebook
• ลบและจัดการข้อความเก่าใน Mail
• ทวิตเตอร์มีรายงานว่า nixes วางแผนที่จะรักษาความปลอดภัยข้อความจากการสอดแนม

ถ้าเจ็ดประเภทของอีเมลมีมากเกินไปสำหรับคุณ Forbes 'Susan Adams แนะนำวิธีการจัดการอีเมลแบบ "สามรสชาติ" ของ Mark Hurst ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ไม่เกี่ยวข้องเกี่ยวข้อง แต่ไม่สามารถดำเนินการได้และสามารถดำเนินการได้

ในหมวดหมู่แรกเป็นจดหมายขยะและข้อความ "ตอบกลับทั้งหมด" ซึ่งเฮิรสท์บอกว่าคุณควรลบทันที จดหมายในประเภทที่สองควรถูกเก็บถาวรตาม Hurst สิ่งนี้จะทิ้งเฉพาะข้อความที่เฮิรสท์อ้างถึงว่าเป็น "งาน" ซึ่งเขาแนะนำให้คุณย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์ "สิ่งที่ต้องทำ"

หลายปีที่ผ่านมาผู้จัดการสำนักงานที่มีประสบการณ์บอกฉันว่ากุญแจสำคัญในการจัดการไฟล์กระดาษคือการจัดการแต่ละไฟล์เท่าที่จำเป็นและควรใช้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น การย้ายเมลของคุณออกจากกล่องขาเข้าและไปยังโฟลเดอร์ที่คุณจะเข้าถึงในภายหลังจะเพิ่มหนึ่งขั้นตอนในการจัดการเมลของคุณ แต่ถ้ากล่องจดหมายเปล่าว่างเปล่าเป็นเป้าหมายของคุณระบบของเฮิร์สต์นั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมาที่สุด

บทความ Forbes อื่นที่เผยแพร่ในสัปดาห์นี้และเขียนโดย Cathie Ericson เสนอ 5 วิธีในการควบคุมกล่องขาเข้าอีเมลของคุณ Ericson เสนอราคา Marsha Egan ของ InboxDetox.com ตามที่แนะนำให้คุณตรวจสอบอีเมลของคุณวันละสามครั้งเท่านั้น: สิ่งแรกในตอนเช้าหลังอาหารกลางวันและใกล้จะสิ้นสุดวันทำงานของคุณ หากจำเป็น Egan กล่าวว่าคุณสามารถเพิ่มเช็คอีเมลตอนกลางและตอนบ่ายได้

Egan ยังแนะนำให้คุณหลีกเลี่ยงการเปิดแอปอีเมลของคุณเมื่อคุณ "อยู่ระหว่างดำเนินการ" เพราะคุณต้องการรอจนกว่าคุณจะมีเวลาตอบสนองอย่างจงใจ นอกจากนี้เธอเตือนไม่ให้อ่านกล่องจดหมายของคุณก่อนนอนเพราะการมองดูจอภาพที่สว่างสามารถทำให้คุณหลับได้อย่างรวดเร็ว

คิดก่อนที่จะตอบหรืออย่าตอบกลับเลย

ผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลหลายคนเตือนไม่ให้ตอบกลับข้อความทันทีหากคุณไม่ต้องการ ในฐานะของ George Kao ชี้ให้เห็นว่า "ระยะทางสร้างมุมมอง"

โปรดพิจารณาด้วยว่าในบางข้อความอีเมลอาจไม่ใช่สื่อที่มีประสิทธิภาพที่สุด เมื่อคุณพบว่าตัวเองชนกับกฎห้าประโยคอาจถึงเวลาหยิบโทรศัพท์หรือถ้าคนใกล้เข้ามาหยุดส่งข้อความด้วยตัวเอง ในทางกลับกันข้อความอาจเหมาะที่สุดสำหรับโน้ตสั้น ๆ ที่ต้องอ่านหรือตอบกลับทันที

ในขณะที่มันไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิต แต่เคล็ดลับอีกอย่างหนึ่งที่อีเมลซ้ำซากก็คือการทำให้ข้อความของคุณ "เป็นบวกและเป็นมิตร" เช่นเดียวกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์การเสียดสีและความพยายามอื่น ๆ ที่มีอารมณ์ขันมักจะไม่ราบรื่นโดยไม่มีการผันเสียงหรือท่าทางและการแสดงออกในบุคคลที่เหมาะสม นั่นเป็นอีกเหตุผลที่คิดเกี่ยวกับการยกหูโทรศัพท์หรือหยุดเพื่อส่งข้อความของคุณในเนื้อ