การทำความสะอาดสปริงสำหรับ Gmail ของคุณ

เดือนแห่งการทำความสะอาดฤดูใบไม้ผลิกำลังใกล้เข้ามา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรหยุดปรับปรุงเทคโนโลยีในชีวิตของคุณ Gmail อาจเป็นสาเหตุของความเครียดหากคุณไม่มีระบบที่ดีในการตอบอีเมลหรือความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่อยู่ติดต่อได้อย่างง่ายดาย โชคดีที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก นี่คือเจ็ดเคล็ดลับในการทำให้ Gmail ใช้งานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ

จัดระเบียบอีเมลตามแท็บและป้ายกำกับ

ป้ายกำกับและแท็บเป็นคุณสมบัติสองประการที่ Gmail เสนอตามค่าเริ่มต้นสำหรับการจัดกลุ่มข้อความของคุณ อาจต้องเปิดใช้งานแท็บในบัญชีของคุณหากคุณยังไม่มีแท็บเหล่านั้นอยู่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายเข้าของคุณ เมื่อคุณต้องการให้ข้อความบางประเภทแสดงในแท็บเฉพาะให้คลิกและลากไปที่นั่น คุณจะเห็นข้อความปรากฏขึ้นที่ด้านบนถามว่าคุณต้องการส่งข้อความทั้งหมดเช่นนั้นหรือไม่คลิกใช่

ในการใช้ป้ายกำกับให้คลิกลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านบนขวาของอีเมลจากนั้นเลือกกรองข้อความเช่นนี้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพิเศษลงในช่องเกณฑ์ของตัวกรองได้หากต้องการ แต่ต้องแน่ใจว่าได้กรอกฟิลด์ป้ายกำกับหลังจากคลิกสร้างตัวกรองใหม่ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองกับการสนทนาอื่น ๆ ที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา

เพิ่มปุ่มทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว

เมื่อคุณดูกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยจดหมายข่าวหรืออาจเป็นเพียงข้อความกลุ่มงานที่คุณคัดลอกมาโดยมีปุ่มที่สามารถทำเครื่องหมายอีเมลที่เลือกว่าอ่านจะมีประโยชน์ ในการเพิ่มปุ่มนี้ให้คลิกที่ไอคอนฟันเฟืองมุ่งหน้าไปที่การตั้งค่าจากนั้นแท็บ Gmail Labs เลื่อนลงไปที่ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วเปิดใช้งานจากนั้นคลิกบันทึกที่ด้านล่าง ตอนนี้คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลที่อ่านเป็นชุดด้วยปุ่มที่ด้านบนของมุมมองกล่องจดหมายแทนการคลิกแต่ละครั้ง

รวมจดหมายข่าว

รายชื่อผู้รับจดหมายเป็นผู้มีส่วนร่วมสำคัญในการจัดการกับกล่องจดหมายเข้าของคุณ แน่นอนว่าอาจมีหัวข้อหรือโปรโมชันสองสามรายการที่คุณสนใจ หากคุณเห็นอีเมลและคิดอยู่ตลอดเวลา "นี่คืออะไร" จากนั้นก็ถึงเวลาที่จะตรวจสอบ Unroll.me หลังจากลงทะเบียนคุณสามารถลบการสมัครรับข้อมูลที่คุณไม่ต้องการและรับส่วนที่เหลือส่งในอีเมลสรุปรายวันเพียงหนึ่งรายการที่เรียกว่า "การยกเลิก"

ส่งและเก็บถาวร

หากคุณตอบกลับอีเมลที่คุณไม่ต้องการดูในกล่องจดหมายของคุณส่งและเก็บเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณใหม่ คลิกที่ไอคอนฟันเฟืองและไปที่เมนูการตั้งค่า บนแท็บทั่วไปเลื่อนลงไปที่ส่งและเก็บถาวร และเปิดใช้งานคุณสมบัติ อย่าลืมคลิกปุ่มบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่างของหน้าจอ เมื่อข้อความที่คุณตอบกลับและถูกเก็บถาวรได้รับการตอบกลับข้อความนั้นจะปรากฏที่ด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของคุณ

ปิดใช้งานการสร้างที่ติดต่ออัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น Gmail จะเพิ่มรายการที่อยู่ติดต่อสำหรับบุคคลที่คุณส่งอีเมล หากคุณกำลังใช้บริการเช่น eBay หรือ Craigslist สิ่งนี้สามารถเปลี่ยนรายชื่อผู้ติดต่อของคุณให้เป็นระเบียบได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการปิดใช้งานการสร้างผู้ติดต่ออัตโนมัติให้คลิกไอคอนฟันเฟืองที่มุมบนขวาจากนั้นเลือกการตั้งค่า เลื่อนลงบนแท็บทั่วไปเพื่อสร้างที่อยู่ติดต่อสำหรับการทำให้สมบูรณ์โดยอัตโนมัติจากนั้นทำเครื่องหมายฟองอากาศที่อยู่ถัดจากฉันจะเพิ่มที่อยู่ติดต่อด้วยตนเอง

รวมที่อยู่ติดต่อ

เมื่อคุณลบความสามารถของ Gmail ในการเพิ่มที่อยู่ติดต่อใหม่ได้แล้วก็ถึงเวลาที่จะรวมที่อยู่ปัจจุบันของคุณ ไม่มีเหตุผลที่จะมีสามรายการที่แตกต่างกันสำหรับหนึ่งคนโดยเฉพาะเมื่อ Gmail อนุญาตให้คุณเพิ่มอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์หลายรายการต่อรายการที่อยู่ติดต่อ เพื่อล้างรายการของคุณ: คลิกที่ Gmail ที่มุมบนซ้ายและเลือกผู้ติดต่อ Contacts Manager UI ใหม่จะโหลด จากนั้นคลิกตัวเลือกค้นหารายการซ้ำจากเมนูด้านซ้าย คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อที่คุณต้องการรวมก่อนที่จะดำเนินการอย่างสมบูรณ์

ลบไฟล์แนบเก่า

ที่เก็บข้อมูล Gmail เชื่อมโยงกับบัญชี Google Drive ของคุณ เมื่อพิจารณาแล้วคุณอาจต้องการลบไฟล์แนบบางไฟล์ที่คุณได้รับเมื่อเวลาผ่านไป คลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ในช่องค้นหาที่ด้านบนของ Gmail คุณจะเห็นกล่องค้นหาตัวกรองโหลด ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "มีไฟล์แนบ" จากนั้นกรอกขนาดตามเกณฑ์ (เช่น 25 MB) แม้ว่า 25 MB จะไม่ใช่ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มาก แต่ก็มีพื้นที่เพียงพอสำหรับคุณในการจัดเก็บรูปภาพเพิ่มเติมอีกสองสามภาพ

คุณมีกลอุบายใด ๆ ที่คุณใช้เพื่อรักษาความเรียบร้อยและประสิทธิภาพของ Gmail หรือไม่? แบ่งปันในความคิดเห็น