หกวิธีในการทำงานได้เร็วขึ้นใน MS Outlook

องค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็กพึ่งพาเอกสาร Word สเปรดชีต Excel และงานนำเสนอ PowerPoint เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ในบางวิธี Outlook เป็นลูกพี่ลูกน้องที่ไม่ดีของแอป Office สูงโปรไฟล์สามรายการ แต่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงในชุดโปรแกรมที่แพร่หลายของ Microsoft คือตัวจัดการอีเมล / ผู้ติดต่อ / ตารางงานที่ไม่ใช้ชื่อ

หกเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับ Outlook 2010, 2007 และ 2003 จะช่วยให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการเปิดข้อความที่เก็บถาวรเขย่าเบา ๆ หน่วยความจำของคุณเกี่ยวกับการเตือนความจำลากไฟล์เพื่อส่งเป็นสิ่งที่แนบเพิ่มคำศัพท์ รายการแป้นพิมพ์ลัดที่บันทึกการคลิกของคุณสำหรับ Outlook

เก็บข้อความของโฟลเดอร์ตามกำหนดเวลาของคุณ

หลายคนไม่จำเป็นต้องเก็บถาวรอีเมล Outlook ของพวกเขาเลือกแทนที่จะลบข้อความเก่าหรือเพียงเพื่อให้พวกเขาสะสม อย่างไรก็ตามองค์กรส่วนใหญ่ครอบคลุมขนาดของบัญชี Outlook แต่ละบัญชีดังนั้นคุณอาจได้รับการแจ้งเตือนจากฝ่ายไอทีเพื่อเก็บถาวรอีเมลเก่าของคุณ

การเก็บถาวรสามารถป้องกันการขยายตัวของโฟลเดอร์ แต่การดึงข้อความที่เก็บถาวรใช้เวลานานกว่าการเปิดอีกครั้งที่ไม่ได้เก็บถาวร คุณอาจต้องการเข้าถึงข้อความที่เก่ากว่าการตั้งค่าอายุอัตโนมัติเก็บถาวรเริ่มต้นของ Outlook 6 เดือน ง่ายต่อการหน่วงเวลาการเก็บถาวร Outlook ทั้งหมดหรือการเก็บถาวรโปรแกรมและโฟลเดอร์เฉพาะ

(โปรดทราบว่าคุณลักษณะการล้างข้อมูลของ Outlook 2010 จะลบสิ่งที่ระบุเป็นข้อความซ้ำซ้อนในโฟลเดอร์ที่เลือกโดยอัตโนมัติซึ่งไม่เหมือนกับการเก็บถาวรอีเมลเก่า)

หากต้องการเปิดใช้งานการเก็บถาวรจดหมายโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เฉพาะให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือกคุณสมบัติ> เก็บถาวรอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้นตัวจัดเก็บจะทำงานทุก 14 วันและนำไปใช้กับข้อความที่เก่ากว่าหกเดือน หากต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นให้เลือกปุ่มการตั้งค่าการเก็บถาวรเริ่มต้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการเก็บถาวรอัตโนมัติ ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ของการเก็บถาวรระยะเวลาของข้อความยังคงถูกเก็บถาวรและตำแหน่งของไฟล์ archive.pst ของคุณ

ในการปรับแต่งการตั้งค่าการเก็บถาวรของโฟลเดอร์เดียวให้คลิกขวาเลือก Properties> AutoArchive เลือก "เก็บโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้" และทำการเลือกของคุณ เพื่อป้องกันไม่ให้มีการเก็บข้อความส่วนตัวให้เปิดและคลิกไฟล์> ข้อมูล> คุณสมบัติใน Outlook 2010 และ 2007 หรือไฟล์> คุณสมบัติใน Outlook 2003 ทำเครื่องหมายที่ "อย่าเก็บถาวรอัตโนมัติรายการนี้"

ทำให้การแจ้งเตือนของคุณมีข้อมูลมากขึ้น

Outlook ช่วยให้คุณสามารถกำหนดข้อความบางอย่างให้กับหมวดหมู่ที่กำหนดรหัสสีหรือทำเครื่องหมายด้วยการตั้งค่าสถานะติดตามผล แม้จะมีตัวชี้นำที่มองเห็นได้คุณอาจต้องการความช่วยเหลือในการจดจำความสำคัญของข้อความ ในการเพิ่มคำอธิบายที่ปรากฏถัดจากการตั้งค่าสถานะเมื่อคุณเปิดข้อความให้เลือกติดตาม> กำหนดเองและป้อนคำหรือวลีของคำอธิบาย

ในการเพิ่มการเตือนความจำที่จะปรากฏในงานและปฏิทินของคุณให้คลิกขวาที่ข้อความและเลือกการติดตาม> เพิ่มการแจ้งเตือน ในฟิลด์ "ตั้งค่าสถานะเป็น" เพิ่มคำอธิบายของการดำเนินการติดตามผล ข้อความนี้จะปรากฏที่ด้านบนของข้อความพร้อมกับข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับการแจ้งเตือน

วิธีที่รวดเร็วในการส่งไฟล์แนบ

วิธีทั่วไปในการแนบไฟล์กับอีเมลคือการเปิดข้อความใหม่เลือกไอคอนคลิปหนีบกระดาษและไปที่ไฟล์ในหน้าต่างโฟลเดอร์ที่ปรากฏขึ้น หากคุณอยู่ใน Windows Explorer หรือหน้าต่างโฟลเดอร์ใด ๆ คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์และเลือกส่งไปยัง> ผู้รับจดหมายซึ่งจะเปิดข้อความใหม่ในโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้นด้วยการลากไฟล์ลงในกล่องจดหมาย Outlook โดยตรงซึ่งจะเป็นการเปิดข้อความใหม่พร้อมกับแนบไฟล์โดยอัตโนมัติ

กำหนดตัวตรวจการสะกดของ Outlook เอง

ข้อผิดพลาดในการสะกดคำนั้นไม่เป็นมืออาชีพอย่างสมบูรณ์ซึ่งทำให้คุณลักษณะการตรวจสอบการสะกดของ Outlook เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับคนส่วนใหญ่ ไม่มีพจนานุกรมตรวจสอบการสะกดรวมคำทั้งหมดที่คุณน่าจะใช้เป็นประจำในการติดต่อของคุณ คุณสามารถทำให้เครื่องตรวจการสะกดของ Outlook มีความแม่นยำมากขึ้นโดยการเพิ่มชื่อและคำศัพท์ที่คุณใช้บ่อย ใน Outlook 2010 และ 2007 เลือกไฟล์> ตัวเลือก> จดหมาย> การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ> พจนานุกรมที่กำหนดเอง> แก้ไขรายการคำ เพิ่มคำศัพท์ใหม่ทีละรายการแล้วคลิกตกลงสองครั้ง

ใน Outlook 2003 คลิกเครื่องมือ> ตัวเลือก> การสะกดและเลือกปุ่มแก้ไขใต้ "แก้ไขพจนานุกรมที่กำหนดเอง" คลิกผ่านคำเตือนหากจำเป็นให้เพิ่มคำศัพท์ใหม่ลงในไฟล์ Custom.dic คลิกไฟล์> บันทึกจากนั้นคลิกไฟล์> ออก (ตกลงเคล็ดลับนี้อาจไม่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก แต่อาจทำให้คุณดูดีขึ้น)

Microsoft ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพจนานุกรมที่กำหนดเองใน Outlook และแอป Office 2010 อื่น ๆ บนไซต์การสนับสนุน Office

ย่อเล็กสุด Outlook ไปยังพื้นที่แจ้งเตือน

ตรงกลางระหว่างวันทำงานของคุณแถบงานของคุณจะมีผู้คนหนาแน่นด้วยแอพพลิเคชั่นที่ลดขนาดลงแม้ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกในการจัดกลุ่มหน้าต่างที่เปิดหลายบานตามโปรแกรม (ในการตั้งค่าตัวเลือกนี้ให้คลิกขวาที่แถบงานเลือกคุณสมบัติ> แถบงานและเลือก "รวมกันซ่อนป้ายกำกับ" ในเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "ปุ่มแถบงาน")

คุณสามารถนำ Outlook ออกจากแถบงานได้โดยวางไอคอนย่อขนาดเล็กสุดในพื้นที่แจ้งเตือนเท่านั้น โดยคลิกขวาที่ไอคอน Outlook ในพื้นที่แจ้งเตือนแล้วเลือกซ่อนเมื่อย่อขนาดเล็กสุด Outlook จะลดขนาดพื้นที่การแจ้งเตือนลงไปให้เหลือเพียงแถบงานเท่านั้น

สลับไปยังแอป Office อื่นอย่างรวดเร็ว

หากคุณเปิดแอป Office หนึ่งแอปคุณจะต้องทำงานอื่นในที่สุด คุณสามารถเปิดเอกสาร Word ใหม่สเปรดชีต Excel งานนำเสนอ PowerPoint หรือไฟล์ประเภทอื่น ๆ จากภายใน Outlook โดยกด Ctrl + Shift + H แป้นพิมพ์ลัดนี้เปิดกล่องโต้ตอบเอกสาร Microsoft Office ใหม่ เพียงเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลง

ไซต์ Microsoft Office แสดงรายการแป้นพิมพ์ลัดมากมายสำหรับ Outlook 2010, Outlook 2007 และ Outlook 2003 ต่อไปนี้เป็นแป้นพิมพ์ลัดสำหรับอีเมล:

เปลี่ยนเป็นกล่องจดหมาย: Ctrl + Shift + I

สลับไปที่กล่องขาออก: Ctrl + Shift + O

เลือกบัญชีเพื่อส่งข้อความจาก: Ctrl + Tab (มุ่งเน้นไปที่บรรทัด) จากนั้นแท็บไปที่ปุ่มบัญชี

ส่ง: Alt + S

ตอบกลับข้อความ: Ctrl + R

ตอบกลับข้อความทั้งหมด: Ctrl + Shift + R

ทำเครื่องหมายข้อความว่าไม่ใช่ขยะ: Ctrl + Alt + J

แสดงเนื้อหาภายนอกที่ถูกบล็อก (ในข้อความ): Ctrl + Shift + I

โพสต์ไปยังโฟลเดอร์: Ctrl + Shift + S

ตรวจสอบเมลใหม่: Ctrl + M หรือ F9

ไปที่ข้อความถัดไป: ลูกศรขึ้น