ในขณะที่พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่จากผู้ให้บริการอีเมลทำให้ความต้องการในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลน้อยลงในทุกวันนี้มีบางครั้งที่ผู้คนยังคงใช้พื้นที่จัดเก็บ จำกัด หรือต้องการล้างข้อความนับพันที่ทำให้กล่องจดหมายยุ่งเหยิง นี่อาจเป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแผนการจัดเก็บข้อมูลของคนเปลี่ยนไปในระดับที่น้อยกว่าเช่นในกรณีที่มีแผนการเก็บข้อมูลพื้นฐาน iCloud ของ Apple สำหรับผู้ที่เปลี่ยนจาก MobileMe

หากคุณต้องการล้างข้อความอีเมลเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายของคุณคุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยคลิกที่คอลัมน์ขนาดในจดหมายเพื่อจัดเรียงข้อความตามขนาด (รวมถึงไฟล์แนบ) จากนั้นลบหรือย้ายอย่างต่อเนื่อง ไปยังกล่องจดหมายท้องถิ่นเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชีของคุณ

วิธีที่สองคือเก็บข้อความของคุณแล้วลบออกจากกล่องจดหมายซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกขวาที่กล่องจดหมายและเลือกส่งออกกล่องจดหมายจากนั้นจึงลบข้อความเก่าของคุณหลังจากบันทึกกล่องจดหมาย หรือคุณสามารถเก็บข้อความของคุณโดยเลือกหนึ่งข้อความขึ้นไป (หรือคลิกข้อความในรายการและกด Command-A เพื่อเลือกข้อความทั้งหมด) จากนั้นคลิกควบคุมหรือคลิกขวาเลือกและเลือกเก็บถาวรจากเมนูตามบริบทซึ่ง ควรบีบอัดและย้ายไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรบน Mac ของคุณ

วิธีสุดท้ายคือการเก็บถาวรข้อความของคุณด้วยตนเองโดยใช้กฎ Mail ที่จะย้ายข้อความเก่าไปยังกล่องจดหมายท้องถิ่นซึ่งจะลบข้อความจากบัญชีออนไลน์ของคุณและจัดเก็บไว้ในเครื่อง Mac ของคุณ วิธีนี้คล้ายกับการเก็บถาวรโดยมีข้อยกเว้นที่อนุญาตให้คุณกำหนดประเภทของข้อความที่จะเก็บถาวรและตำแหน่งที่จะเก็บไว้แทนที่จะใช้กล่องจดหมายเก็บถาวรที่เฉพาะเจาะจง ในการทำสิ่งนี้ก่อนอื่นให้สร้างกล่องจดหมายใหม่ (เรียกว่า "จดหมายเก่า" "เก็บถาวร" หรืออื่น ๆ ที่คล้ายกัน) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างกล่องจดหมายนั้นในตำแหน่งบน My Mac จากนั้นไปที่การตั้งค่าของจดหมายและสร้างกฎใหม่ (เรียกว่า "รายการเก่า" หรือสิ่งที่คล้ายกัน) จากนั้นเปลี่ยนเงื่อนไขเป็น "ถ้าตรงตามเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้" และตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับข้อความที่เก็บถาวรของคุณ

ในขณะที่คุณสามารถเลือกเงื่อนไขใด ๆ ที่จะเหมาะสมกับความต้องการของคุณการตั้งค่าหนึ่งที่อาจทำงานได้ดีคือการเก็บถาวรข้อความที่มากกว่าหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เลือกทุกข้อความเป็นรายการเงื่อนไขเดียวจากนั้นเลือกวันที่ได้รับเป็นเงื่อนไขที่สองและกำหนดเป็นกรอบเวลาที่ระบุ (เช่นมากกว่า 30 วัน) ถัดไปเลือกย้ายข้อความในส่วนการกระทำและเลือกศูนย์ฝากข้อความที่สร้างขึ้นใหม่บน Mac ของคุณเพื่อย้ายไปยัง

เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกกฎโดยคลิกตกลง ตอนนี้คุณสามารถเก็บถาวรข้อความอีเมลที่เลือกโดยเรียกใช้กฎ ข้อแม้หนึ่งสำหรับวิธีนี้คือกฎจะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อมีข้อความใหม่เท่านั้น ดังนั้นเพื่อให้กฎนี้ทำงานกับข้อความที่มีอยู่คุณจะต้องเรียกใช้ด้วยตนเองในการเลือกข้อความ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้กับข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายให้เลือกกล่องจดหมายแล้วกด Command-A เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดตามด้วยการเลือกใช้กฎจากเมนูข้อความ (หรือกด Option-Command-L) และสิ่งที่เก่ากว่า อยู่ในกรอบเวลาที่ระบุของกฎควรย้ายจากกล่องจดหมายปัจจุบันไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรที่คุณระบุ