ปุ่มตอบกลับที่น่ากลัวทั้งหมดดังขึ้นเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเมื่อผู้บัญชาการกรมตำรวจลอสแอนเจลิสถามเจ้าหน้าที่ของเขาทางอีเมลเพื่อจับกุมคนขายกระต่ายที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะเพื่อให้กรมไม่ได้รับ "ตาดำ" ใน สื่อ

ขณะที่อานาการ์เซียรายงานให้ทาง NBC Southern California ผู้บัญชาการไม่ทราบว่าคำตอบของเขาต่อเจ้าหน้าที่ LAPD ก็ถูกส่งไปยังผู้ผลิตข่าวทางโทรทัศน์ที่ขอข้อมูลเกี่ยวกับการจับกุมสัตว์ที่โหดร้ายหลายเดือนหลังจากที่กรมอ้างว่าถูกปราบปราม การปฏิบัติ.

ซึ่งแตกต่างจากการบาดเจ็บล้มตายตอบกลับทั้งหมดผู้บัญชาการได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้าของเขา LAPD หัวหน้าชาร์ลีเบ็คซึ่งกล่าวว่าผู้บัญชาการเป็นเพียงการจัดสรรทรัพยากร

ไม่นี่ไม่ใช่การ์ตูน Looney Tunes นำแสดงโดย Bugs Bunny ในฐานะนักข่าวผู้กล้าหาญและ Elmer Fudd ในฐานะผู้บัญชาการตำรวจที่ได้รับการแต่งตั้ง มันฟังดูเหมือน

น่าเสียดายที่การตอบกลับโดยไม่ตั้งใจมักไม่ได้หัวเราะอะไรเลย เมื่อเดือนมกราคมที่ผ่านมา Ruth Graham รายงานเกี่ยวกับ Grindstone เกี่ยวกับผู้หญิงคนหนึ่งที่ตกงานหลังจากมองด้วยความละโมบเกี่ยวกับการยิงผู้จัดการที่ไม่ชอบเธอตอบว่าเธอคิดว่าจะเป็นแค่เพื่อนร่วมงานเพียงไม่กี่คน

มีคุณสมบัติคอมพิวเตอร์ใด ๆ ที่ทำให้เสียใจมากกว่าตอบกลับทั้งหมดหรือไม่ บางองค์กรได้ปิดการใช้งานทั้งฟังก์ชันตอบกลับและส่งต่อในระบบจดหมายอย่างน้อยที่สุดสำหรับข้อความที่เลือก

ผู้ใช้ Microsoft Outlook สามารถหลีกเลี่ยงการตอบกลับโดยไม่ตั้งใจโดยซ่อนปุ่มตอบกลับทั้งหมด (ซึ่งเรียกว่าตอบกลับทั้งหมดใน Outlook 2003 และ 2007) นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่า Outlook ให้ส่งข้อความที่ส่งล่าช้าเพื่อให้ตนเองได้ภายในไม่กี่วินาทีหรือนาทีเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาดทั้งหมด

บางทีการป้องกันที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับการตอบกลับแบบครอบคลุมโดยบังเอิญคือการใช้โปรแกรมเสริม TuneReplyAll ฟรีสำหรับ Outlook 2010 ที่สร้างคำเตือนที่คุณต้องคลิกผ่านก่อนที่จะตอบกลับไปยังผู้รับข้อความทั้งหมด

หลีกเลี่ยงการตอบกลับโดยไม่ตั้งใจทั้งหมดโดยการเอาปุ่มออกจากแถบเครื่องมือหรือ Ribbon ของ Outlook

วันทำงานมักเป็นสิ่งรบกวนที่ไม่สิ้นสุด ด้วยผู้คนจำนวนมากโปรแกรมและกิจกรรมที่แข่งขันกันเพื่อให้ความสนใจในที่ทำงานเราไม่น่าแปลกใจที่บางครั้งเราจะคลิกปุ่มผิด

วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันการตอบกลับโดยไม่ตั้งใจคือการลบตัวเลือกตอบกลับทั้งหมดจากแถบเครื่องมือมาตรฐานใน Outlook 2003 และ 2007 และตอบกลับทั้งหมดจาก ribbon ใน Outlook 2010 การทำเช่นนั้นในโปรแกรมสองโปรแกรมก่อนนั้นเป็นเรื่องง่าย ไม่สามารถพูดได้เหมือนกันว่าจะลบ Reply All ออกจาก ribbon Outlook 2010

ใน Outlook 2003 และ 2007 ให้กดปุ่ม Alt และลากปุ่มตอบกลับทั้งหมดออกจากแถบเครื่องมือหรือคลิกลูกศรลงที่ด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือเลือกเพิ่มหรือลบปุ่มเลือกมาตรฐานและยกเลิกการเลือกตอบกลับทั้งหมด โปรดทราบว่าคุณต้องทำตามขั้นตอนทั้งในหน้าต่างหลักของ Outlook และหน้าต่างข้อความของ Outlook

เมื่อต้องการกำหนด ribbon Outlook 2010 เองเพื่อให้ปุ่มตอบกลับทั้งหมดถูกแยกออกจากตัวเลือกการตอบอื่น ๆ ให้ทำตามขั้นตอนที่อธิบายโดย William Zhou ในไซต์ Office TechCenter:

คลิกแท็บไฟล์เลือกตัวเลือกและเลือกกำหนดริบบิ้นเอง

เลือกตอบกลับในบานหน้าต่างด้านขวาและคลิกลบ

คลิกกลุ่มใหม่สองครั้ง เปลี่ยนชื่อกลุ่มใหม่แรก (กำหนดเอง) เป็น "ตอบกลับ (กำหนดเอง)" และเปลี่ยนเป็น "ตอบทั้งหมด (กำหนดเอง)"

ที่ด้านบนของบานหน้าต่างด้านซ้ายคลิกแท็บหลักจาก "เลือกคำสั่งจาก"

ในบานหน้าต่างด้านซ้ายขยายหน้าแรก (จดหมาย) และตอบสนอง

ในบานหน้าต่างด้านขวาเลือกตอบกลับ (กำหนดเอง)

เพิ่มคำสั่ง "โพสต์คำตอบ" "ตอบกลับ" "ส่งต่อ" "ประชุม" "IM" และ "เพิ่มเติม" จากเฟรมด้านซ้ายไปยังตอบกลับ (กำหนดเอง) ในบานหน้าต่างด้านขวาทีละรายการ

ในบานหน้าต่างด้านขวาให้เลือก "ตอบกลับทั้งหมด (กำหนดเอง)"

เพิ่มคำสั่งตอบกลับทั้งหมดเป็น "ตอบกลับทั้งหมด (กำหนดเอง)"

เลือก "ตอบกลับทั้งหมด (กำหนดเอง)" และใช้ปุ่มลงเพื่อย้ายใต้ "ส่ง / รับ (IMAP / POP)"

คลิกตกลง

คุณสามารถเปลี่ยนขั้นตอนข้างต้นเพื่อกำจัดปุ่มตอบกลับทั้งหมดพร้อมกันโดยสร้างกลุ่มใหม่เพียงชื่อเดียวที่ตอบสนอง (กำหนดเอง) ที่ไม่มีตัวเลือกตอบกลับทั้งหมด ใน Outlook ทั้งสามเวอร์ชันคุณยังสามารถตอบกลับทั้งหมดโดยกด Ctrl-Shift-R หรือโดยคลิกการกระทำ> ตอบกลับทั้งหมดใน Outlook 2003 และ 2007

เมื่อเดือนธันวาคมที่ผ่านมา Rob Lightner ของ CNET ได้อธิบายว่าโปรแกรมเสริม NoReplyAll ของ Microsoft ฟรีสำหรับ Outlook 2010 ที่ช่วยให้ผู้ส่งข้อความปิดการใช้งานฟังก์ชั่นตอบกลับทั้งหมดและส่งต่อสำหรับข้อความ ตามที่ Rob อธิบายโปรแกรมนั้นมีคุณสมบัติที่ให้คุณปิดการตอบกลับทั้งหมดสำหรับข้อความทั้งหมดที่คุณได้รับ

เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง

• 'ตอบกลับทั้งหมด' ที่เลวร้ายที่สุดของทั้งหมดหรือไม่
• 5 วิธีในการหลีกเลี่ยงการดึง Petraeus
• Leahy ให้คำมั่นสัญญาว่าจะไม่มีการเข้าถึงอีเมลโดยไม่ได้รับการรับรองสำหรับ feds

น่าเสียดายที่ Add-on ใช้งานได้กับผู้รับในโดเมน Exchange เดียวกันเท่านั้น คุณลักษณะการส่งข้อความที่เรียกคืนของ Outlook จะทำงานกับบัญชี Exchange เท่านั้น ไซต์สนับสนุน Outlook อธิบายวิธีการดึงข้อความมาใช้ใน Outlook 2003

Gmail ช่วยให้คุณมีโอกาสที่ดีกว่าในการยกเลิกการตอบกลับโดยไม่ตั้งใจทั้งหมดโดยใช้คุณลักษณะเลิกทำส่งของบริการ หากต้องการเปิดใช้งานให้คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าต่าง Gmail หลักเลือกการตั้งค่าและภายใต้แท็บทั่วไปเลือกเปิดใช้งานเลิกทำส่ง คลิกปุ่มบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่างของการตั้งค่าเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือก

(หากคุณไม่เห็นตัวเลือก Undo Send ให้คลิกที่แท็บ Labs และเปิดใช้งานที่นั่น)

น่าเสียดายที่ระยะเวลาการยกเลิกสูงสุดคือเพียง 30 วินาที (อีกสามตัวเลือกคือ 5, 10 และ 20 วินาที) ในหลายกรณีครึ่งนาทีนั้นนานพอที่จะรู้ว่าคุณเลือกตัวเลือกการตอบที่ไม่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงการ 'splainin' ที่ต้องทำ

ตั้งค่า Outlook เพื่อหน่วงเวลาข้อความทั้งหมดที่คุณส่ง

คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติการหน่วงเวลาข้อความไปยัง Outlook โดยการสร้างกฎที่ควบคุมอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่เฉพาะหรือผู้รับทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ในเดือนเมษายน 2008 ฉันอธิบายวิธีสร้างกฎการส่งล่าช้าใน Outlook 2003 และ 2007

กระบวนการสร้างกฎนั้นเหมือนกันใน Outlook 2010 แม้ว่าขั้นตอนในการเปิดตัวช่วยสร้างกฎจะแตกต่างกัน: คลิกไฟล์> ข้อมูล> จัดการกฎและการแจ้งเตือนเพื่อให้กระบวนการสร้างกฎดำเนินไปในโปรแกรมนั้น

โปรแกรมฟรีเพิ่มการแจ้งเตือน 'ตอบกลับทั้งหมด' ไปยัง Outlook

ความโศกเศร้าส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นจากการตอบกลับโดยไม่ตั้งใจทั้งหมดอาจถูกควบคุมโดยอัตโนมัติ "คุณต้องการหรือไม่?" การยืนยัน ใช่ฉันรู้ว่าการทำให้แย่ลงต้องคลิกผ่านคำเตือนเช่นนี้เมื่อคุณรีบร้อนที่จะสิ้นสุดวันทำงานของคุณ เมื่อกระหน่ำยิงด้วยป๊อปอัปแจ้งเตือนผู้คนมักจะคลิกผ่านพวกเขาโดยไม่ต้องจ่ายใด ๆ

แต่นี่คืองานรักษาความปลอดภัยของคุณที่เรากำลังพูดถึงที่นี่ หากคุณตัดสินใจว่าความเสี่ยงของข้อความของคุณในการเข้าถึงคนผิดนั้นยิ่งใหญ่กว่าความต้องการการจัดส่งที่รวดเร็วให้คุณดาวน์โหลดและติดตั้ง TuneReplyAll Add-on ฟรีของ IvaSoft สำหรับ Outlook 2010

หลังจากที่คุณติดตั้งโปรแกรมบนพีซีของคุณคุณต้องเปิดใช้งานด้วยตนเองผ่านตัวเลือก Add-in ของ Outlook 2010 คลิกไฟล์> ตัวเลือก> Add-in และเลือก TuneReplyAll ในรายการ Add-in เลือกปุ่มตัวเลือก Add-in ตัวเลือกของโปรแกรมจะแสดงอยู่ใต้แท็บ TuneReplyAll

หลังจากเปิดใช้งาน Add-in คำเตือนจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกตอบทั้งหมดถามว่าคุณต้องการให้ผู้รับข้อความทั้งหมดได้รับการตอบกลับหรือไม่ ปุ่มไม่ถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นดังนั้นการกด Enter จะยกเลิกการตอบกลับทั้งหมด คุณต้องคลิกปุ่มใช่เพื่อยืนยันการตอบกลับทั้งหมด (หรือกด Tab แล้วกด Enter)

TuneReplyAll ยังช่วยให้คุณสามารถยกเว้นที่อยู่ของคุณเองเมื่อตอบกลับทั้งหมด คุณสามารถตั้งค่าโปรแกรมให้เพิ่มที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติในฟิลด์ถึง:, สำเนา: หรือสำเนาลับ: ของข้อความที่ส่งออกทั้งหมด ฉันทดสอบโปรแกรมบนพีซีแบบสแตนด์อโลน (ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของโดเมน Exchange) และทำงานตามที่โฆษณาไว้

อีกด้านหนึ่งของสมการการตอบกลับทั้งหมดคือความสามารถในการตอบกลับผู้รับข้อความทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น Gmail Labs ใช้เพื่อเสนอตัวเลือกตอบกลับเริ่มต้นถึงทั้งหมดที่ดูเหมือนจะถูกลบออก - อย่างน้อยเครื่องมือนี้ไม่สามารถใช้ได้ในบัญชี Gmail ของฉัน

ดูเหมือนว่า บริษัท ต่างๆจะเคลื่อนไหวไปในทิศทางตรงกันข้าม: ไปสู่การปิดการตอบกลับทั้งหมดตามที่ Mike Rosenwald รายงานเมื่อเดือนที่แล้วที่ Businessweek.com

ตามที่พนักงานในองค์กรที่ปิดการใช้งานตอบกลับทั้งหมดในระบบอีเมลของพวกเขาคุณลักษณะที่ไม่ควรพลาด