บริษัท ที่ฉันทำงานนั้นใช้เทมเพลต Microsoft Word เพื่อสร้างเอกสารทุกประเภทตั้งแต่ตัวอักษรหน้าเดียวไปจนถึงรายงานยาวหลายร้อยหน้า เทมเพลตช่วยให้เรามั่นใจว่าเอกสารทั้งหมดที่เราส่งให้ลูกค้าและคู่ค้ามีรูปลักษณ์และความรู้สึกคล้ายกัน

หนึ่งในเทมเพลตที่มีการใช้งานมากที่สุดในคอลเลกชันของเราคือจดหมายหลายตัวที่แสดงวันที่ด้านบนของหน้าแรกภายใต้โลโก้ บริษัท รวมถึงส่วนหัวของหน้าต่อ ๆ ไป น่าเสียดายที่จดหมายมักประกอบด้วยหลายวันก่อนที่จะถูกส่งและวันที่ส่งมักจะเลื่อน นอกจากนี้บางครั้งตัวอักษรจะถูกส่งในวันที่นอกเหนือจากวันที่ "ส่ง" อย่างเป็นทางการ นั่นเป็นเหตุผลที่เราไม่สามารถเพิ่มเขตข้อมูลไปยังตัวอักษรที่แสดงวันที่ปัจจุบัน

ในขณะที่ผู้เขียนมักจะจำการเปลี่ยนวันที่ในหน้าแรกของจดหมายพวกเขาเกือบลืมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเดียวกันกับวันที่ในส่วนหัวของหน้าต่อไปนี้ การแก้ปัญหาคือการเพิ่มเขตข้อมูลรูปแบบข้อความไปที่หน้าแรกของตัวอักษรที่ผู้เขียนใช้เพื่อป้อนวันที่ส่งของจดหมายแล้ววางการอ้างอิงโยงไปยังเขตข้อมูลข้อความในส่วนหัวของหน้าถัดไป

เขตข้อมูลฟอร์มของ Word ทำให้ข้อความซ้ำได้ง่าย

จริง ๆ แล้วมันง่ายกว่าที่จะป้อนข้อความหนึ่งครั้งและให้ทำซ้ำที่อื่นในเอกสาร Word 2003 มากกว่าที่จะทำสิ่งเดียวกันใน Word 2007 และ 2010 นั่นเป็นเพราะ Microsoft ทำให้ยากต่อการเข้าถึงปุ่มเขตข้อมูลแบบข้อความในรุ่นที่ใหม่กว่า ของ Word ในชื่อของการยศาสตร์ฉันแน่ใจ

ใน Word 2003 ให้เปิดแม่แบบที่คุณต้องการเพิ่มข้อความซ้ำเข้าไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถบเครื่องมือฟอร์มสามารถมองเห็นได้โดยคลิกดู> แถบเครื่องมือ> ฟอร์ม จากนั้นวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความซ้ำปรากฏขึ้นและเลือกปุ่มเขตข้อมูลฟอร์มข้อความบนแถบเครื่องมือฟอร์ม (เป็นปุ่ม "ab" ที่ด้านซ้ายสุดของแถบเครื่องมือ)

กล่องสีเทาปรากฏขึ้นพร้อมกับวงกลมขนาดเล็กห้าวงเคียงข้างกัน คลิกในกล่องเพื่อเพิ่มข้อความสั้น ๆ ที่สื่อความหมายเช่น "ป้อนวันที่ส่ง" คลิกสองครั้งที่กล่องเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกเขตข้อมูลฟอร์มข้อความ บุคคลที่ใช้เทมเพลตจะป้อนข้อความที่พวกเขาต้องการทำซ้ำในกล่อง "ข้อความเริ่มต้น" สำหรับตอนนี้ให้เว้นฟิลด์นั้นว่างไว้ แต่ป้อนสตริงข้อความแบบสั้นและเป็นคำอธิบายลงในฟิลด์บุ๊กมาร์กที่ด้านล่างซ้ายของกล่องโต้ตอบ (ไม่ต้องเว้นวรรคหรือเครื่องหมายวรรคตอน) เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับสู่เทมเพลต

หากต้องการให้ข้อความใดก็ตามที่ผู้แต่งป้อนในฟิลด์ฟอร์มข้อความปรากฏที่อื่นในเอกสารให้เพิ่มการอ้างอิงโยงไปยังฟิลด์ทุกที่ที่คุณต้องการให้ข้อความซ้ำปรากฏขึ้น ตามที่ฉันได้อธิบายไว้ข้างต้น บริษัท ที่ฉันทำงานเพื่อต้องการวันที่ที่ผู้เขียนป้อนในหน้าแรกเพื่อให้ปรากฏในส่วนหัวของหน้าที่สองและหน้าถัดไปทั้งหมดของเอกสาร

ขั้นตอนแรกในการเพิ่มการอ้างอิงโยงคือการสร้างตัวแบ่งส่วนเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลส่วนหัวปรากฏในหน้าแรกของเอกสาร วางเคอร์เซอร์ที่ท้ายหน้าแรกคลิกแทรก> ตัวแบ่งแล้วเลือกหน้าถัดไปภายใต้ตัวแบ่งส่วน ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของหน้าสองและยกเลิกการเลือกลิงค์ไปก่อนหน้า แท็กเหมือนกับแท็กก่อนหน้าจะหายไป

ถัดไปคลิกในส่วนหัวที่คุณต้องการให้ข้อความซ้ำปรากฏขึ้นและเลือกแทรก> การอ้างอิง> การอ้างอิงโยง ในกล่องโต้ตอบการอ้างอิงโยงให้เลือกบุ๊กมาร์กในเมนูแบบเลื่อนลงประเภทการอ้างอิงและเลือกบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้างจากรายการบุ๊กมาร์กที่ปรากฏใกล้ด้านล่างของหน้าต่าง

เมื่อพวกเขาใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารสิ่งที่ผู้เขียนข้อความที่ป้อนในฟิลด์แบบฟอร์มข้อความในหน้าแรกจะปรากฏในส่วนหัวของหน้าที่สองและหน้าถัดไป (หรือที่ใดก็ตามที่คุณวางการอ้างอิงโยง) ผู้เขียนเพียงคลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลข้อความเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกเขตข้อมูลฟอร์มข้อความป้อนข้อความที่ต้องการทำซ้ำในกล่อง "ข้อความเริ่มต้น" และคลิกตกลง

หลังจากที่พวกเขาบันทึกและเปิดเอกสารอีกครั้งข้อความนั้นจะปรากฏในกล่องข้อความรวมถึงตำแหน่งบุ๊กมาร์กทั้งหมดในเอกสาร หากต้องการดูว่าข้อความดูเหมือนอย่างไรให้ใช้ตัวเลือกตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยไม่ต้องพิมพ์ไฟล์จริง

การทำซ้ำข้อความโดยอัตโนมัตินั้นทำได้ยากกว่าใน Word 2007 และ 2010

ฉันคาดหวังอย่างเต็มที่ว่ากระบวนการเพิ่มการอ้างอิงโยงดังกล่าวจะง่ายขึ้นใน Word รุ่นใหม่กว่า แต่การทำเช่นนั้นจริง ๆ แล้วต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมหลายขั้นตอนใน Word 2007 และ 2010 ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า มันถูกซ่อนไว้โดยค่าเริ่มต้น หากต้องการยกเลิกการซ่อนให้คลิกไฟล์> ตัวเลือก> ปรับแต่งริบบิ้นแล้วตรวจสอบผู้พัฒนาภายใต้แท็บหลักทางด้านขวาของหน้าต่างตัวเลือกของ Word

เมื่อเปิดใช้งาน Ribbon ของนักพัฒนาแล้วให้เลือกและเลือกปุ่มเครื่องมือดั้งเดิมในส่วนการควบคุมของ Ribbon ในกล่องแบบหล่นลงที่ปรากฏขึ้นให้เลือกไอคอนฟิลด์ข้อความแบบฟอร์มทางด้านซ้ายสุดของแถวบนสุด จากจุดนี้ขั้นตอนในการเพิ่มฟิลด์ข้อความที่คั่นหน้าและการอ้างอิงโยงนั้นเกือบจะเหมือนกับที่อธิบายไว้ข้างต้นสำหรับ Word 2003

โปรดทราบว่าฟิลด์ข้อความและการอ้างอิงโยงนั้นมีลักษณะแตกต่างกันในเทมเพลต Word 2007 และ 2010 มากกว่าที่พวกเขาทำในเทมเพลต Word 2003 นอกจากนี้คุณสร้างตัวแบ่งส่วนใน Word รุ่นที่ใหม่กว่าสองเวอร์ชัน (เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความซ้ำปรากฏในส่วนหัวของหน้าแรกของเอกสาร) โดยคลิกที่ Ribbon เค้าโครงหน้ากระดาษเลือกตัวแบ่งและเลือกหน้าถัดไปภายใต้ตัวแบ่งส่วน