หากคุณเคยส่งอีเมลส่วนตัวถึงบุคคลที่ไม่ได้ตั้งใจหรือลืมแนบไฟล์ไว้ในอีเมลธุรกิจคุณไม่ได้อยู่คนเดียว

นี่คือเคล็ดลับเก้าประการในการหลีกเลี่ยง snafus อีเมลทั่วไป:

1. ลืมไฟล์แนบ

"ฉันแนบเอกสารเพื่อการตรวจสอบของคุณแล้ว" "อุ๊ปส์ฉันไม่ได้ทำไม่ได้" การลืมสิ่งที่แนบมานั้นเป็นเรื่องปกติที่เครื่องตรวจจับไฟล์แนบที่ถูกลืมของ Google จบการศึกษาจาก Google Labs เพื่อเป็นคุณลักษณะถาวรใน Gmail วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงการลืมสิ่งที่แนบมาแม้ว่าคุณจะใช้ Gmail (เครื่องตรวจจับไฟล์แนบที่ถูกลืมนั้นไม่สามารถจะเข้าใจผิดได้) ก็คือการแนบไฟล์ก่อนที่จะเริ่มเขียนอีเมล หากคุณรอจนกว่าคุณจะเขียนอีเมลของคุณสมองของคุณอาจย้ายไปยังงานต่อไปของคุณและลืมสิ่งที่แนบมา

2. สำเนาคาร์บอนตาบอด

คุณอาจเคยชินกับคน Cc'ing ที่จะเชิญการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน แต่บางครั้ง Bcc: เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ใช้สำเนาลับคนตาบอดเมื่อคุณส่งรายชื่อบุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับคนอื่นทางอีเมล ตัวอย่างเช่นถ้าคุณส่งจดหมายข่าวมันเป็นเรื่องธรรมดาที่จะส่งจดหมายถึงคุณและ Bcc: ผู้รับ ผู้คนสามารถป้องกันที่อยู่อีเมลของพวกเขาและไม่ต้องการให้โฆษณากับทุกคนในรายชื่ออีเมลจำนวนมาก หากคุณได้รับอีเมลจากผู้ส่งซึ่งควรใช้ Bcc: เป็นไปได้ที่จะแนะนำคุณสมบัติโดยไม่ทำให้เกิดเสียงดังกระตุก บรรณาธิการอาวุโสของ CNET Lori Grunin แนะนำการตอบกลับอย่างอ่อนโยนเช่น "ฉันไม่คิดว่าคุณตั้งใจจะส่งสิ่งนี้ให้ทุกคนคุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถซ่อนที่อยู่ด้วย Bcc:?"

3. อีเมลอารมณ์หรือเมาเหล้า

การส่งอีเมลเมื่อคุณมีอารมณ์รุนแรงเกินไปหรือแม้กระทั่งเมาเหล้าอาจกลับมาหลอกหลอนคุณได้ สำหรับผู้ใช้ Gmail ที่คิดว่าคุณเขียนอีเมลที่ดีที่สุดหลังจากดื่มไม่กี่ครั้งให้ลองเปิดใช้งาน Goggles Goggles ใน Labs หากคุณมีสติพอที่จะตอบคำถามทางคณิตศาสตร์สองสามข้อคุณก็พร้อมที่จะไป เราทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดทางอีเมลบางอารมณ์: เมื่อคุณรู้สึกถึงความปรารถนาที่จะส่งอีเมลอารมณ์ให้ดำเนินการต่อไปและเขียนมันเพื่อปล่อยไอน้ำออกไป บันทึกอีเมลเป็นฉบับร่างจากนั้นรอ 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะกดปุ่มส่ง โอกาสที่คุณจะแก้ไขอีเมลต้นฉบับของคุณอย่างมีนัยสำคัญหรือลบทิ้งทั้งหมด และคุณจะมีความสุขที่คุณรอ

4. แคปทั้งหมด

เคล็ดลับมารยาทนี้ใช้ได้กับทุกสิ่งบนอินเทอร์เน็ตจริงๆ การเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดมาถึงว่าเป็นการตะโกนและไม่มีใครอยากถูกตะโกน นอกจากนี้มันยากที่จะอ่านสิ่งที่เขียนในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด Google ต้องการกำจัดโลกของตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดอย่างไม่ดีนักพวกเขาละทิ้งปุ่ม Caps Lock บน Chromebooks โดยสิ้นเชิง

5. ตรวจสอบที่อยู่การเติมข้อความอัตโนมัติอีกครั้ง

การเติมข้อความอัตโนมัติมีประโยชน์มาก แต่คุณเคยส่งอีเมลถึง Ed, Jen หรือ Bob ผิดหรือเปล่า? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเติมข้อความอัตโนมัติเติมลงในผู้รับที่ถูกต้องก่อนกดปุ่มส่ง

6. อย่าพึ่งพาการตรวจสอบการสะกดคำอย่างเดียว

เบราว์เซอร์หรือแอพอีเมลของคุณอาจทำการตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดคำได้ดี แต่คุณควรพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณเพื่อหาไวยากรณ์ นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกในการคัดลอกอีเมลของคุณลงใน Microsoft Word หรือที่คล้ายกันเรียกใช้การตรวจสอบไวยากรณ์แล้ววางกลับเข้าไปในโปรแกรมอีเมลของคุณ

7. อีโมติคอนและชวเลขอินเทอร์เน็ต

อีโมติคอนน่ารักและสามารถช่วยถ่ายทอดอารมณ์ขันความเศร้าความตกใจหรืออารมณ์อื่น ๆ ที่ยากต่อการหยิบขึ้นมา อย่างไรก็ตามการรวมไว้ในอีเมลธุรกิจอาจไม่ใช่ความคิดที่ดี หากเห็นได้ชัดว่าการแลกเปลี่ยนนั้นใช้น้ำเสียงที่เป็นกันเองมากกว่าและอีกฝ่ายใช้มันอย่างอิสระให้ไปหามัน แต่อย่าเว้นวรรคด้วยรอยยิ้ม เช่นเดียวกับการจดชวเลขอินเทอร์เน็ตเช่น LOL ROTFL และ OMG

8. ตัดแต่งหัวข้ออีเมล

อีเมลกลับไปกลับมาสามารถนำไปสู่เส้นทางที่ค่อนข้างยาวของอีเมลที่ถูกส่งต่อและตอบกลับไป พิจารณาตัดแต่งพวกเขาเป็นคู่อีเมลล่าสุด เธรดอีเมลยักษ์ดูยุ่งและสามารถทำให้ผู้อ่านรู้สึกท่วมท้น นอกจากนี้คุณยังต้องการหลีกเลี่ยงเธรดที่ถูกส่งต่อโดยไม่ตั้งใจไปยังบุคคลที่ไม่ควรทำตัวเป็นนักการแลกเปลี่ยนก่อนหน้านี้

9. เลิกทำ (Gmail)

หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail คุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างยิ่งคือคุณสมบัติเลิกทำ คุณสามารถยกเลิกการลบเก็บถาวรป้ายกำกับและอื่น ๆ แต่สิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดคือเลิกทำส่ง เลิกทำเป็นแนวป้องกันสุดท้ายของคุณต่อข้อผิดพลาดหลายรายการข้างต้น เปิดใช้งานได้ในการตั้งค่าภายใต้ Labs จากนั้นไปที่การตั้งค่าทั่วไปและตั้งระยะเวลาการยกเลิกเป็น 5, 10, 20 หรือ 30 วินาที หากคุณไม่ใช่ผู้ใช้ Gmail ให้ลองกรอกข้อมูลถึง: ถึงก่อนที่คุณจะพร้อมส่ง วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลโดยไม่ตั้งใจ หากคุณเป็นผู้ใช้ Mac ให้ดูเคล็ดลับของ Topher Kessler ในการป้องกันอีเมลโดยไม่ตั้งใจด้วย OS X Mail

แค่นั้นแหละ. หากคุณต้องการแบ่งปันเรื่องราว snafu อีเมลที่ดีใด ๆ โปรดโพสต์ไว้ในความคิดเห็นด้านล่าง