ห้องชุดสำนักงานมาไกลในแง่ของความเข้ากันได้เมื่อห้าและ 10 ปีก่อน ก่อนหน้านี้เอกสารในชุดสำนักงานหนึ่งแทบจะไม่เปิดอย่างถูกต้องในแอปพลิเคชันสำนักงานของคู่แข่งหรือถ้าคุณสามารถเป็น gobbledygook และอ่านไม่ได้ แม้แต่ Microsoft Office รุ่นต่างๆไม่สามารถพูดคุยกันได้อย่างเหมาะสม

ช้ามีการเปลี่ยนแปลงและวันนี้ความเข้ากันได้ของไฟล์เป็นไปได้ระหว่างแอปพลิเคชันเช่น Office, iWork, Open Office และแม้กระทั่งชุดออนไลน์จาก Google และ Zoho เพื่อชื่อไม่กี่ อย่างไรก็ตามกระบวนการไม่ได้หมายความว่าจะมีอุปสรรคน้อย ในบทความนี้เราจะเน้นเรื่องความเข้ากันได้ของ iWork 08 และ Office 2007 (Windows) และ Office 2008 (Mac) แต่คุณสามารถใช้เคล็ดลับเดียวกันนี้และนำไปใช้กับชุดสำนักงานที่คุณชื่นชอบอื่น ๆ

PDF | หน้าและคำ | ตัวเลขและ Excel PowerPoint และ Keynote

ที่มุมซ้ายเรามี iWork ชุดแอปพลิเคชั่นสำนักงานของ Apple ที่มีตัวประมวลผลคำที่เรียกว่า Pages แอพพลิเคชั่นสเปรดชีตที่เรียกว่า Numbers และชิ้นส่วนการนำเสนอซอฟต์แวร์ที่เรียกว่า Keynote ที่มุมขวาคือสัตว์หนาของชุดสำนักงานจาก Microsoft ที่มี Word, Excel และ PowerPoint

น่าเสียดายที่ร้อยละ 100 รับประกันไม่สามารถระบุได้ว่าเอกสารจะมีลักษณะเหมือนกันในขณะที่แชร์ระหว่างสองแอปพลิเคชัน หากการแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจปกติของคุณจำเป็นต้องแม่นยำการทำเช่นนี้จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากและคุณอาจต้องการพิจารณาให้เป็นมาตรฐานใน iWork, Microsoft Office หรือหนึ่งในห้องชุดสำนักงานอื่น ๆ ที่มีอยู่

ในการบอกว่าคุณอาจไม่มีทางเลือกที่จะใช้ iWork หรือแม้แต่ Office for Mac ปัจจุบันแพลตฟอร์มของ Apple ไม่รองรับฟังก์ชั่นการใช้งานเช่นมาโคร VBA, Pivot Tables และแอพพลิเคชั่นสำนักงานส่วนหลังที่กำหนดเองที่สร้างขึ้นใน Visual Basic ในกรณีเหล่านี้คุณจะมีตัวเลือกที่ จำกัด แต่เพื่อใช้ Office เวอร์ชัน Windows หากคุณเป็นผู้ใช้ระดับสูงคุณอาจต้องการลองสร้างมาโครใหม่ใน iWork โดยใช้ AppleScript แต่เป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดความคึกคักและไม่มีวิธีการอัตโนมัติหรือการแปลอื่น ๆ เหล่านี้ด้วยมือ

ในขณะที่มีการตระหนักถึงการทำเหมืองแร่ดินแดนเหล่านี้ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถแบ่งปันเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธี:

หากมีข้อสงสัยให้ใช้ PDF

เมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังแบ่งปันเอกสารและผู้รับไม่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันไฟล์ของคุณคือการเปลี่ยนเป็นไฟล์ PDF นี่เป็นเรื่องง่ายทั้งใน iWork และ Microsoft Office และเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับรองว่าไฟล์จะเข้ากันได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

หากต้องการ PDF เอกสารใน iWork จะคล้ายกันใน Pages, Numbers และ Keynote คลิกที่ไฟล์ -> ส่งออก -> PDF แต่ละแอปพลิเคชันมีตัวเลือกการส่งออกที่แตกต่างกัน แต่ทั้งหมดมี PDF

หากต้องการ PDF เอกสารในแอปพลิเคชัน Microsoft Office สำหรับ Mac เช่น Word, PowerPoint หรือ Excel เพียงคลิกที่ไฟล์ -> บันทึกเป็น -> เลือก PDF จากตัวเลือกแบบเลื่อนลง เวอร์ชั่น Windows ไม่เป็นมิตรและต้องใช้ Adobe Acrobat หรือติดตั้ง doPDF ซึ่งทั้งสองอย่างจะติดตั้งเครื่องพิมพ์เสมือน จากนั้นคุณสามารถสร้าง PDF ได้โดยไปที่ไฟล์ -> พิมพ์และเลือก Acrobat หรือเครื่องพิมพ์ที่เทียบเท่าและไฟล์จะถูกส่งออก

ปัญหาเกี่ยวกับเอกสาร PDF คือแม้ว่าพวกเขาจะสามารถสร้างมาตรฐานรูปลักษณ์และความรู้สึกของเอกสาร แต่ขาดความสามารถในการทำงานร่วมกันและเปลี่ยนเอกสาร

ความเข้ากันได้ของไฟล์

หากคุณจะแบ่งปันและทำงานร่วมกันโดยใช้ iWork 08 และ Microsoft Office 2007 (Windows) หรือ Mac Office 08 ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าทั้งสองโปรแกรมทำงานร่วมกันอย่างไร เมื่อนำเข้าไฟล์ Microsoft Office 2007 และ Mac Office 08 ที่เป็นค่าเริ่มต้น (เปิดรูปแบบไฟล์ XML ที่มีนามสกุลเช่น. pptx, docx และ. xlsx) iWork จะนำเข้าไฟล์และรายงานความเข้ากันไม่ได้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม iWork ไม่สามารถบันทึกหรือส่งออกเอกสารกลับเป็นรูปแบบ Open XML ได้ แต่สามารถส่งออกกลับเป็นรูปแบบ Office ก่อนหน้าเช่น. doc, .ppt และ. xls เท่านั้น

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office ไม่สามารถอ่านไฟล์ iWork 08 ได้คุณจะต้องส่งออกเป็นไฟล์. doc, .ppt และ. xls ก่อนจึงจะพยายามแชร์เอกสารเหล่านี้ สิ่งนี้สามารถทำได้ใน Pages, Numbers และ Keynote โดยคลิกที่ File -> Export -> แล้วเลือก Word, PowerPoint หรือ Excel ตามลำดับ

PDF | หน้าและคำ | ตัวเลขและ Excel PowerPoint และ Keynote

การแชร์ไฟล์ระหว่างหน้าและ Word

ตามกฎทั่วไปหากคุณมีเอกสารอย่างง่ายที่สร้างขึ้นใน Word เอกสารนั้นจะปรากฏในลักษณะที่คล้ายกันในหน้า ในขณะที่รูปลักษณ์อาจเหมือนกันกระบวนการแปลจะแปลงเอกสาร Word เป็นเอกสารหน้าภายใต้ประทุน สิ่งนี้สร้างความแปลกประหลาดบางอย่างสำหรับเอกสาร Word โดยเริ่มจากการใช้ Word Art รูปแบบตัวอักษรและบางครั้งการเว้นวรรค

ในการแก้ไขปัญหาระยะห่างบรรทัดให้คลิกที่ตัวตรวจสอบข้อความในหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าระยะห่างของคุณกำหนดเป็นพิกเซล

ในลักษณะที่คล้ายกันเมื่อส่งออกเอกสารหน้าไปยัง Microsoft Word สไตล์ทั้งหมดจะไม่ปรากฏใน Word โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีในการใช้คุณลักษณะการสร้างแผนภูมิกล่องข้อความและรูปร่าง อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่การลงโทษและความเศร้าโศกทั้งหมด ฟังก์ชั่นส่วนใหญ่จะทำงานได้ดีหรือหากหน้ามีปัญหาในการตีความข้อมูล Word มันจะเกิดขึ้นพร้อมรับคำเตือนคุณ

หนึ่งใน bugbears ที่ใหญ่ที่สุดคือความสามารถในการ Pages และเอกสาร Word เพื่อดูสเปรดชีตและแผนภูมิฝังตัวจากกัน ในการทดสอบของเราเราพยายามทำแผนภูมิข้อมูลง่ายๆและเห็นสเปรดชีตดูแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงในแต่ละแอปพลิเคชัน เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคุณควรพิจารณาถ่ายภาพหน้าจอของการแสดงข้อมูลที่ซับซ้อนเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าหน้าจอทั้งสองนั้นเหมือนกัน

คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันระหว่างเอกสารทั้งหน้าและ Word คือการใช้การจัดรูปแบบมาตรฐานไม่แฟนซีและใช้งาน Word Art ขั้นต่ำและฟีเจอร์สร้างแผนภูมิ

PDF | หน้าและคำ | ตัวเลขและ Excel PowerPoint และ Keynote

การทำงานร่วมกันระหว่าง Numbers และ Excel

ตัวเลขและ Excel เป็นทั้งสเปรดชีต แต่มีเอ็นจิ้นต่างกันสองตัวที่อยู่ด้านล่าง พวกเขาอยู่ในขณะที่พวกเขาพูดในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ "เหมือนกันเหมือนกัน แต่แตกต่างกัน" Excel มีเอ็นจิ้นที่ทรงพลังกว่าที่สามารถรองรับการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นและการผนวกรวมกับระบบแบ็คเอนด์ที่ขับเคลื่อนด้วยฐานข้อมูล ตัวเลขนั้นเน้นไปที่การบัญชีขั้นพื้นฐานและการนับจำนวนถั่วมากขึ้น แต่ไม่ได้มีจุดประสงค์ในการแสดงและส่งออกแผนภูมิและแสดงข้อมูลแบบกราฟิก

เมื่อแบ่งปันเอกสาร Excel กับผู้ใช้ Numbers หนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอาจเกิดขึ้นได้หากคุณพยายามนำเข้าฟังก์ชันทางสถิติและวิศวกรรม สิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ส่วนใหญ่ที่ใช้สเปรดชีตสำหรับการวัดทางบัญชี แต่คุณอาจต้องการตรวจสอบฟังก์ชั่นที่ซับซ้อนกับผู้รับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าหมายเลขของคุณตรงกัน โชคดีที่ปัญหาชัดเจนเมื่อเปิดเบอร์ - เซลล์จะถูกเน้นเมื่อไม่มีฟังก์ชั่นที่สมบูรณ์จากเอกสารที่นำเข้า

เมื่อนำเข้าไฟล์ Excel ขนาดใหญ่และพยายามเปิดใน Numbers ผู้ใช้บางรายประสบปัญหา Mac ของตนมีหน่วยความจำสำรองไม่เพียงพอ หากสิ่งนี้เกิดขึ้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดแอปพลิเคชั่นตามจำนวนขั้นต่ำไว้เพียงครั้งเดียวและหากไม่สามารถใช้งานได้คุณอาจต้องอัพเกรดแรม ในฐานะคร่าวๆคอมพิวเตอร์ที่มี RAM ขนาด 512MB จะขยายสูงสุดที่ประมาณ 53, 687 เซลล์ในเอกสาร Excel

การเปิดไฟล์ที่ได้รับการปกป้องโดยคุณสมบัติความปลอดภัยของ Excel สามารถทำให้ได้ผลลัพธ์ที่แปลก หากสมุดงานได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านตัวเลขจะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อความแสดงข้อผิดพลาด เซลล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่นำเข้าจาก Excel อาจทำงานได้ แต่จะว่างเปล่า หากคุณต้องการใช้เอกสารร่วมกันง่าย ๆ ให้ปิดการใช้งานฟีเจอร์นี้โดย Microsoft ในการทำเช่นนี้ให้เปิดไฟล์ใน Excel และไปที่เครื่องมือ -> การป้องกัน -> และเลือกปลดล็อคสมุดงาน เฉพาะผู้เขียนต้นฉบับเท่านั้นที่จะสามารถปลดล็อคการป้องกันรหัสผ่าน

ในทางกลับกันมี gotchas ไม่กี่เมื่อเปิดเอกสาร Numbers ของ Apple ใน Excel โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถเปิดเอกสาร Numbers ใน Excel ได้โดยตรงคุณจะต้องส่งออกเป็นไฟล์. xls เมื่อเปิดไฟล์. xls นี้ใน Numbers คุณอาจสังเกตเห็นความแตกต่างในการนำเสนอข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณอาจเห็นไฟล์ที่มีแผ่นงานหลายแผ่นแทนที่จะเป็นตารางบนแผ่นงานเดียวตามที่คุณเห็นด้วยหมายเลข วิธีแก้ปัญหาคือการวางข้อมูลของคุณลงในตารางเดียวใน Numbers แล้วส่งออก ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเห็นข้อมูลของคุณอย่างชัดเจนบนแผ่นงานหลายแผ่นใน Excel

ในระหว่างกระบวนการส่งออกหมายเลขจะแสดงบานหน้าต่างการตรวจทานโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเปิดเอกสารใน Excel ในขณะที่หลายสิ่งเหล่านี้จะถูกทดแทนสิ่งสำคัญคือการจดบันทึกสิ่งที่และวิธีการส่งออกข้อมูลตัวเลข

การแชร์ข้อมูลระหว่าง Numbers และ Excel กับการรักษาความถูกต้องของเอกสารเป็นสิ่งที่ทำได้ยากที่สุดในการทดสอบชุดสำนักงานนี้ เราขอแนะนำให้ตั้งค่าเอกสารใน Microsoft Excel ก่อนและทำงานกับรูปแบบ. xls หนึ่งรูปแบบ สิ่งนี้จะลดความไม่ลงรอยกันของข้อมูลและองค์ประกอบภาพระหว่างสองโปรแกรม

PDF | หน้าและคำ | ตัวเลขและ Excel PowerPoint และ Keynote

แบ่งปันงานนำเสนอระหว่าง PowerPoint และ Keynote

การแบ่งปันการนำเสนอและการทำงานร่วมกันระหว่างสองโปรแกรมนี้เป็นไปได้ตราบใดที่คุณยังคงรักษาคุณสมบัติมัลติมีเดียช่วงการเปลี่ยนภาพและคุณสมบัติอัตโนมัติเอาไว้ให้น้อยที่สุด

เคล็ดลับสองอย่างที่เราได้เรียนรู้แล้วสามารถใช้ที่นี่ได้เช่นกัน ประการแรกพยายามไม่ใช้ Word Art ใน PowerPoint Keynote จะพยายามและจับคู่แบบอักษร Word Art แต่หากไม่พร้อมใช้งานจะมีการใส่ตัวสำรองซึ่งอาจทำให้งานนำเสนอของคุณดูเป็นมือสมัครเล่น ขั้นที่สองสร้างเอกสารพื้นฐานใน PowerPoint ก่อนถ้าเป็นไปได้ มันจะลดความไม่สอดคล้องกันในการนำเข้าและส่งออกหากคุณเก็บเอกสารของคุณในไฟล์. ppt

หากคุณกำลังจะใช้วิดีโอในงานนำเสนอของคุณตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับความเข้ากันได้ของทั้งสองโปรแกรมคือ Flash มีการติดตั้ง Flash ในร้อยละ 97 ของคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องและสามารถดูได้ง่ายในเกือบทุกเบราว์เซอร์ อย่างไรก็ตามตัวเลือกที่ดีที่สุดถัดไปคือ Quicktime ซึ่งรองรับโดยคอมพิวเตอร์ Mac และพีซี แฟลชยังสามารถใช้เพื่อควบคุมเสียงในทั้งสองสภาพแวดล้อม แต่เราพบว่าตัวเลือกเสียงเริ่มต้นทำงานได้ดีระหว่างสองแอปพลิเคชัน

การเปลี่ยนสไลด์และข้อความที่บินเข้าและออกพร้อมกับรูปภาพที่กำลังบินอยู่ในงานนำเสนออาจดูสวย แต่ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงระหว่าง PowerPoint และ Keynote ตามกฎทั่วไปสำหรับการแบ่งปันเอกสารที่คุณควรสร้างการเปลี่ยนขั้นพื้นฐานลองแยกฟังก์ชั่นอัตโนมัติและทำให้มันง่าย

แม้ว่าก่อนหน้านี้เราได้ระบุไว้ว่า PDF เป็นรูปแบบที่เข้ากันได้มากที่สุดในการส่งออกเอกสารไปยังมีตัวเลือกพิเศษบางอย่างสำหรับงานนำเสนอที่จะรักษาความสามารถในการโต้ตอบตามที่ติดตั้งใน Keynote หรือ PowerPoint ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์มแบบอินเทอร์แอคทีฟการนำเสนอเหล่านี้สามารถส่งออกไปยังเว็บไฟล์ภาพยนตร์รูปภาพแฟลชและแม้แต่ iPod เพียงเลือกแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ

เราอาจจะ nitpicked ในบางวิธีที่โปรแกรมทั้งสองนี้ไม่ทำงานร่วมกันและวิธีการลดความไม่ถูกต้องของข้อมูล แต่พวกเขาเล่นด้วยกันได้ดีพอสมควร อย่างไรก็ตามมันเป็นสิ่งเล็ก ๆ ที่ไม่ทำงานซึ่งจะเพิ่มขึ้นและเป็นข้อผิดพลาดของการแบ่งปันเอกสารระหว่าง iWork และ Office หรือทำลายการนำเสนอที่สำคัญ เพื่อผลลัพธ์ที่เข้ากันได้ดีที่สุดควรใช้วิธี KISS (ทำให้ง่ายโง่) หรือใช้มาตรฐานเอกสารของคุณภายใต้ iWork หรือ Office

อย่ากลัวที่จะใช้ทางเลือกฟรีเช่น Open Office ซึ่งมีให้ใน Windows, Mac และ Linux หรือแอพของ Google ที่ต้องการเบราว์เซอร์เท่านั้น