ทรัพยากรน้อยในคอมพิวเตอร์ของคุณมีคุณค่าต่อชีวิตการทำงานของคุณมากกว่ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณ น่าเสียดายที่การติดต่อเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่ยากที่สุดในการรักษา

เมื่อเร็ว ๆ นี้ผู้อ่านชื่ออลันตั้งคำถามนี้:

ฉันและเพื่อนร่วมงานสองคนใช้ Microsoft Outlook สำหรับผู้ติดต่อฝ่ายขายของเรา ตอนนี้เรามีฐานข้อมูลผู้ติดต่อแยกกันสามฐาน เราต้องการรวมฐานข้อมูลของเราเป็นหนึ่งเดียวที่เราสามคนสามารถเข้าถึงแก้ไขและอัปเดตได้ตามความจำเป็น มีกระบวนการ / ซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถแนะนำให้ทำสิ่งนี้ได้หรือไม่?

หากคุณไม่คำนึงถึงวิธีการใช้งานด้วยตนเอง Outlook จะช่วยให้คุณสามารถส่งออกผู้ติดต่อของคุณเป็นไฟล์ PST ที่เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าไปยังบัญชี Outlook ของพวกเขาได้ ผู้ใช้แต่ละคนยังคงมีรายชื่อผู้ติดต่อแยกต่างหากที่ผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงได้จากโปรไฟล์ Outlook ของพวกเขาดังนั้นจึงไม่มีการซิงค์ที่เกิดขึ้นจริง

แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงที่แต่ละคนทำกับรายชื่อผู้ติดต่อของเขาจะไม่ปรากฏแก่ผู้ใช้รายอื่นจนกว่าไฟล์ PST จะถูกส่งออกอีกครั้งพร้อมข้อมูลที่อัปเดตแล้วนำเข้าอีกครั้งโดยผู้ใช้รายอื่น การซิงโครไนซ์รายชื่อผู้ติดต่อเดียวโดยอัตโนมัติระหว่างผู้ใช้ Outlook หลายคน (โดยไม่มีเซิร์ฟเวอร์ Exchange) ต้องใช้โปรแกรมเช่น ShareO $ 35 ของ 4Team ซึ่งมีให้ในรุ่นทดลองใช้ฟรี 14 วัน

ShareO ให้คุณแชร์และซิงค์โฟลเดอร์ Outlook ใด ๆ โดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ Exchange โปรแกรมทำงานได้กับ Outlook ทุกรุ่นตั้งแต่ปี 2000 ถึง 2010 แต่จะทำงานบนพีซี Windows เท่านั้น บริษัท ยังมีโปรแกรม ShareContacts ราคา $ 25 ซึ่งจะซิงค์เฉพาะที่ติดต่อ Outlook ฉันทดสอบ ShareO ที่มีคุณลักษณะครบถ้วนมากขึ้นแล้ว

วิธีการส่งออก / นำเข้าเพื่อแบ่งปันผู้ติดต่อ Outlook

พีซีสามเครื่องในสำนักงานที่บ้านของฉันมี Outlook เวอร์ชันต่างกันสามเวอร์ชัน พีซีแบบ workhorse ใช้งาน Outlook 2003 และมีผู้ติดต่อ 414 รายระบบสำรองข้อมูลใช้ Outlook 2007 และมีเพียง 42 รายการในรายชื่อผู้ติดต่อและ PC ทดสอบมีการติดตั้งเริ่มต้นของ Outlook 2010 โดยไม่มีที่อยู่ติดต่อเป็นศูนย์

ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการส่งออกรายชื่อติดต่อบน workhorse เป็นไฟล์ Outlook PST และนำเข้าไฟล์ไปยังข้อมูลสำรองและทดสอบพีซี หากต้องการส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook 2003 และ 2007 ให้คลิกไฟล์> นำเข้าและส่งออก ใน Outlook 2010 คลิกไฟล์> เปิด> นำเข้า ในทั้งสามเวอร์ชันเลือก "ส่งออกไปยังไฟล์" ภายใต้ "เลือกการกระทำที่จะดำเนินการ" ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกแล้วคลิกถัดไป

ภายใต้ "สร้างประเภทไฟล์" เลือกไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ของคุณแล้วคลิกถัดไป เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของคุณภายใต้ "เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออกจาก" เลือกหรือยกเลิกการเลือก "รวมโฟลเดอร์ย่อย" หากจำเป็นและเลือกถัดไปอีกครั้ง

ตั้งชื่อที่ไม่ซ้ำกันให้กับไฟล์คลิกปุ่มเรียกดูแล้วเลือกตำแหน่งที่ตั้งเพื่อจัดเก็บไฟล์รายชื่อติดต่อที่ส่งออกของคุณ (หรือยอมรับตำแหน่งเริ่มต้นที่ Outlook เลือกให้คุณ) ตัวเลือกในการแทนที่รายการที่ซ้ำกันด้วยรายการที่ส่งออกจะถูกเลือกไว้เป็นค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกที่จะอนุญาตให้ทำซ้ำหรือแยกรายการที่ซ้ำกันออกจากไฟล์ที่ส่งออก ในที่สุดคลิกเสร็จสิ้น

หากต้องการนำเข้าผู้ติดต่อไปยังบัญชี Outlook อื่นให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีและเลือกไฟล์> นำเข้าและส่งออก (Outlook 2003 และ 2007) หรือไฟล์> เปิด> นำเข้า (Outlook 2010) เลือก "นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น" ภายใต้เลือกการกระทำเพื่อดำเนินการและคลิกถัดไป คลิกไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Outlook และคลิกถัดไป

ในหน้าต่าง "ไฟล์ที่จะนำเข้า" คลิกเรียกดูและนำทางไปยังไฟล์ PST ที่คุณส่งออกในขั้นตอนก่อนหน้า เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อเลือก "รวมโฟลเดอร์ย่อย" หากจำเป็นเลือก "นำเข้ารายการไปยังโฟลเดอร์ปัจจุบัน" แล้วคลิกเสร็จสิ้น

Outlook add-on ซิงค์รายชื่อผู้ติดต่อที่แชร์

กระบวนการนำเข้าและส่งออกด้วยตนเองสำหรับผู้ติดต่อ (และโฟลเดอร์ข้อมูล Outlook อื่น ๆ ) เพียงพอสำหรับผู้ใช้คนเดียวที่ต้องการเข้าถึงรายชื่อผู้ติดต่อเดียวกันในโปรไฟล์ Outlook หลายโปรไฟล์ แต่จะไม่ตอบสนองความต้องการของคนสองคนขึ้นไปที่ต้องการ เพื่อรวมฐานข้อมูลผู้ติดต่อแยกต่างหากลงในที่เก็บเดียวโดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ Exchange

ShareO add-on สำหรับ Outlook สัญญาว่าจะซิงค์หลายโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ (และโฟลเดอร์ Outlook อื่น ๆ ) ระหว่างกลุ่มผู้ใช้ ฉันทดสอบโปรแกรมโดยแชร์โฟลเดอร์ผู้ติดต่อกับรายการมากกว่า 400 รายการในสามโปรไฟล์ Outlook โดยใช้ Outlook 2003, 2007 และ 2010 ตามลำดับ โปรแกรมยังให้คุณแบ่งปันและซิงค์อีเมลปฏิทินงานและโฟลเดอร์ Outlook อื่น ๆ แต่ฉันทดสอบกับผู้ติดต่อเท่านั้น

หลังจากคุณดาวน์โหลดและติดตั้ง Add-on แล้วมันจะวางตัวเลือก ShareO บนเมนูหลักใน Outlook 2003 และใน ribbon ของ Outlook 2007 และ 2010

หากต้องการส่งออกผู้ติดต่อของคุณไปยังโปรไฟล์ Outlook อื่นให้เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ (หรือโฟลเดอร์อื่นที่คุณต้องการแชร์) แล้วคลิกแชร์บนเมนู ShareO เพื่อเปิดตัวช่วยการแชร์ของโปรแกรม คลิกปุ่มบวกและป้อนชื่อผู้รับและที่อยู่อีเมลหรือเลือกรายการของบุคคลจากรายการหากคุณเคยแชร์กับพวกเขาก่อนหน้านี้แล้วคลิกถัดไป

เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง

• โลกอาจบ้าคลั่ง แต่ Outlook สำหรับ Mac ติดอยู่บนพื้นโลก>
• วิธีซิงค์อีเมล Outlook.com ของคุณกับ iOS
• ย้ายอีเมลของคุณไปที่ Outlook.com

ในหน้าจอถัดไปให้ตรวจสอบรายการที่คุณต้องการแชร์แล้วคลิกถัดไปอีกครั้ง (โปรดทราบว่าตัวกรองของ ShareO สำหรับการ จำกัด รายการที่คุณแบ่งปันไม่ทำงานในรุ่นทดลอง) เลือกตัวเลือกการแชร์ขั้นสูงเพื่อเข้าถึงตัวควบคุมการแชร์เพิ่มเติม เมื่อคุณผ่านตัวช่วยสร้างเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้นเพื่อเริ่มการส่งออกโฟลเดอร์

ขึ้นอยู่กับขนาดของโฟลเดอร์มันอาจใช้เวลาหลายนาทีกว่าที่ข้อมูลจะถูกบรรจุและจัดส่ง เมื่อผู้รับ (ผู้ที่ต้องติดตั้ง ShareO ด้วย) ได้รับโฟลเดอร์เขาจะได้รับคำแนะนำให้เลือกปลายทางสำหรับผู้รับมิฉะนั้นเขาอาจปฏิเสธโฟลเดอร์ โปรแกรมระบุรายการที่ซ้ำกันและวางความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับการตรวจสอบของคุณ

ผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีรายการที่ซ้ำกันและมีตัวเลือกให้ดูและแก้ไขข้อขัดแย้ง หากต้องการซิงค์โฟลเดอร์แชร์ให้คลิกปุ่มซิงค์บนเมนู ShareO ShareO ช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ซึ่งผู้ใช้ที่ไม่ได้ติดตั้ง ShareO สามารถดูได้ ฉันไม่ได้ทดสอบคุณสมบัตินี้

คุณสามารถป้องกันไม่ให้มีการแชร์รายการส่วนตัวและปรับแต่งข้อมูลที่คุณแบ่งปันกับผู้อื่น เมื่อแชร์ปฏิทินคุณสามารถระบุเวลาว่างและไม่ว่างโดยไม่ต้องให้รายละเอียดตัวอย่างเช่น (นี่เป็นอีกคุณสมบัติหนึ่งของโปรแกรมที่ฉันไม่ได้ทดสอบ) โปรแกรมเสริมยังช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ผ่านโฟลเดอร์สาธารณะหรือส่วนตัวแชร์เข้ารหัสข้อมูลที่คุณแบ่งปันและ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลบนพื้นฐานของผู้ใช้แต่ละคน

ผู้ใช้ Outlook ทั่วไปอาจไม่สามารถปรับการใช้จ่าย $ 35 สำหรับพีซีแต่ละเครื่องที่คุณต้องการแชร์และซิงค์ข้อมูลด้วย แต่สำหรับ Alan และเพื่อนร่วมงานของเขา ShareO อาจเป็นทางเลือกต้นทุนต่ำในการติดตั้งและบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ Exchange และซิงค์โฟลเดอร์ Outlook

โปรดทราบว่า 4Team ยังทำโปรแกรม $ 60 Sync2 ที่ซิงค์ข้อมูลระหว่าง Outlook และ Google Calendars และผู้ติดต่อ