ง่ายกว่าที่เคยเพื่อให้แน่ใจว่าสำเนาของระเบียนที่สำคัญที่สุดของคุณเอกสารภาพถ่ายและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ จะสามารถอ่าน / ดู / เล่นได้นานหลังจากที่ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างไฟล์ได้กัดฝุ่น

สี่ปุ่มเพื่อเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัยคือการเลือกรูปแบบไฟล์ที่ไม่ล้าสมัยใช้สื่อบันทึกข้อมูลที่ไม่เสื่อมสภาพหรือไม่สามารถเข้าถึงได้ทำสำเนาหลายชุดจัดเก็บแยกต่างหากและตรวจสอบข้อมูลที่เก็บถาวรของคุณเป็นประจำ

อย่ายึดติดกับรูปแบบข้อมูลที่ล้าสมัย

ไฟล์ส่วนใหญ่ที่คุณต้องการเก็บถาวรมีแนวโน้มในรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์เช่น. doc, .xls และ. ppt สำหรับ Microsoft, Excel และ PowerPoint ตามลำดับ แม้จะมีซอฟต์แวร์และบริการที่แพร่หลายที่ให้คุณอ่านและแก้ไขไฟล์ Office ที่ไม่มีแอป Office ที่ใช้สร้าง แต่รูปแบบเหล่านี้จะล้าสมัยในหนึ่งวัน - อาจเร็วกว่าที่คุณคิด

แม้ว่าคุณจะเก็บไฟล์ในรูปแบบดั้งเดิม แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะบันทึกไฟล์เวอร์ชันที่แปลงเป็นรูปแบบมาตรฐานแบบเปิด นั่นคือวิธีการที่ดำเนินการโดยบริการจัดเก็บข้อมูลถาวรของโอเพ่นซอร์สแบบโอเพ่นซอร์สซึ่งยังคงรูปแบบไฟล์ดั้งเดิมไว้ แต่ยังแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบ "การเก็บรักษา" และ "การเข้าถึง" ที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่นแผนการเก็บรักษาสื่อชนิดของ Archivematica จะแปลงไฟล์ประมวลผลคำ. doc, .rtf และ. wpd เป็นรูปแบบ Open Document Format (ODF) ที่ยึดตาม XML เพื่อการเก็บรักษาและเป็น PDF ของ Adobe สำหรับการดู ระบบจะบันทึก. bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga และ. tiff ไฟล์ภาพแรสเตอร์เป็น TIFF ที่ไม่บีบอัดเพื่อเก็บรักษาและเป็น JPEG สำหรับการดู

ระบบ Archivematica ยังคงอยู่ในระหว่างการพัฒนา แต่คุณสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เก็บถาวรรุ่นอัลฟ่าเพื่อใช้กับอุปกรณ์เสมือนคีย์ Live USB หรือ Live DVD

ในการสรุปวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณจะสามารถอ่านได้ในขณะที่ยังคงการจัดรูปแบบดั้งเดิมและคุณลักษณะอื่น ๆ คือการบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเปิดดูและแก้ไขไฟล์ในโปรแกรมที่ใช้ในการสร้างไฟล์หากมีอยู่และเข้าถึงข้อมูลในรูปแบบพื้นฐานเพิ่มเติมหากไม่มีซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์

ค้นหาสื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีขา

หากคุณสงสัยว่าข้อมูลในซีดีและดีวีดีของคุณจะอยู่ได้นานเพียงใดคุณจะไม่โดดเดี่ยว แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญก็ไม่สามารถตกลงกันได้เกี่ยวกับอายุการใช้งานที่ยาวนานของสื่อออพติคัล - และสิ่งเดียวกันก็เป็นจริงสำหรับเทปและดิสก์แม่เหล็ก (X Lab เสนอการอภิปรายโดยละเอียดเกี่ยวกับอายุการใช้งานของสื่อออพติคัลรวมถึงคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับมาตรฐาน ISO สำหรับการทดสอบสื่อบันทึกแบบออปติคัล)

ฉันทามติทั่วไปคือ CD-Rs ควรมีอายุ 30 ถึง 50 ปี DVD-Rs น้อยกว่านั้นและ CD-RW และ DVD-RW จะยิ่งน้อยลง ในทำนองเดียวกันเทปและฮาร์ดดิสก์สามารถคาดได้ว่าจะอ่านได้นาน 10 ถึง 30 ปีในขณะที่ดิสก์แบบพกพาไดรฟ์ USB และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลโซลิดสเตตอื่น ๆ อาจอยู่รอดมาได้ครึ่งเวลา

แต่นี่เป็นเพียงตัวเลข ใครต้องการเชื่อถือข้อมูลสำคัญของพวกเขาต่อความน่าจะเป็น ข้อเท็จจริงคือสื่อเก็บข้อมูลใด ๆ สามารถล้มเหลวได้ตลอดเวลา นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรเก็บถาวรข้อมูลในสื่อมากกว่าหนึ่งรายการและตรวจสอบไฟล์เก็บถาวรของคุณเป็นประจำเพื่อดูความล้มเหลว (เพิ่มเติมจากจุดเหล่านี้ด้านล่าง)

สองตัวเลือกในการจัดเก็บข้อมูลถาวรที่ฉันโปรดปรานคือตัวเก่าและใหม่ที่สุด: กระดาษและออนไลน์ตามลำดับ ในขณะที่การพิมพ์เอกสารของคุณไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมันยากที่จะเอาชนะอายุการใช้งานที่คาดไว้ของบันทึกกระดาษที่จัดเก็บอย่างเหมาะสม แน่นอนว่าการค้นหาไฟล์เฉพาะในไฟล์เก็บถาวรอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและการบันทึกกระดาษไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะแปลง

หากความสามารถในการค้นหาและการเข้าถึงง่ายเป็นสิ่งสำคัญการเก็บข้อมูลออนไลน์เป็นตัวเลือกที่ดี บริการต่างๆเช่น SpiderOak และ SkyDrive ของ Microsoft ทำให้การจัดเก็บสำเนาไฟล์สำคัญของคุณในระบบคลาวด์เป็นเรื่องง่ายซึ่งสามารถเรียกดูได้จากเบราว์เซอร์ใด ๆ (ฉันอธิบาย SpiderOak และบริการเก็บข้อมูลออนไลน์ที่เข้ารหัสฟรีอีกสองรายการในโพสต์ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2009)

มีมากกว่าหนึ่งที่เก็บถาวรมากกว่าหนึ่งที่

การจัดเก็บที่เก็บข้อมูลออนไลน์ของคุณละเมิดกฎการจัดเก็บที่ปลอดภัยสองข้อ: คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงฮาร์ดแวร์ที่เก็บไฟล์ไว้และคุณมีความอ่อนไหวต่อสถานะทางการเงินของบริการที่คุณใช้ หากบริการอยู่ภายใต้การรับประกันคุณจะไม่สามารถเรียกคืนข้อมูลของคุณและคุณต้องเชื่อมั่นในความสามารถของบริการในการบำรุงรักษาและสำรองเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูล

กุญแจสำคัญคือการหลีกเลี่ยงการวางไข่เอกสารทั้งหมดของคุณในตะกร้าเดียว ใช้สื่อและประเภทไฟล์ร่วมกันเมื่อเก็บข้อมูลสำคัญเพื่อเพิ่มโอกาสที่ข้อมูลจะสามารถเข้าถึงได้ในอนาคต และเมื่อสื่อเก็บถาวรใหม่ได้รับการพัฒนาและพิสูจน์แล้วว่าใช้ได้จริงให้แปลงไฟล์เก็บถาวรของคุณเป็นรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง

กฎการเก็บถาวรที่สำคัญมาก ๆ หนึ่งกฎ: เก็บสำเนาข้อมูลที่เก็บถาวรของคุณอย่างน้อยหนึ่งสำเนาที่อื่นนอกเหนือจากที่บ้านหรือที่ทำงานของคุณ นี่คือพื้นที่หนึ่งที่พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์มีประโยชน์

กำหนดเวลาการตรวจสอบการเก็บถาวรปกติ

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมาฉันใช้เวลาว่างไปกับการใช้ซอฟต์แวร์เสียงความกล้าฟรีเพื่อแปลงเพลงหลายพันเพลงจากเทปคาสเซ็ตเสียงหลายร้อยเป็น MP3 บางส่วนของเทปถูกสร้างขึ้นย้อนหลังไปจนถึงช่วงกลางทศวรรษ 1970 แต่ส่วนใหญ่มาจากยุค 80 และต้นปี 1990

เทปที่ซื้อจากร้านค้าส่วนใหญ่ในคอลเลคชั่นของฉันไม่สามารถเล่นได้ แต่ฉันโชคดีขึ้นมากกับการอัดเสียงโฮมเมด ในความเป็นจริงเทปหนึ่งที่ฉันทำในปี 1976 ใช้เวลาช่วงชีวิตที่ดีของมันซึ่งเก็บไว้ในข้อบกพร่อง VW เก่าของฉัน - ผ่านอุณหภูมิเยือกแข็งและความร้อนที่พอง - แต่ฟังดูใหม่เอี่ยมเมื่อฉันแปลงเพลงเป็นดิจิตอล (ขอบคุณ TDK !)

เมื่อพูดถึงไฟล์ดิจิตอลที่สำคัญของคุณคุณไม่สามารถไว้ใจในเรื่องโชคได้ เข้าสู่นิสัยในการเปิดไฟล์จำนวนหนึ่งในคลังเอกสารต่าง ๆ ของคุณเป็นประจำ หากไม่สามารถเข้าถึงได้ให้ขุดข้อมูลสำรองอันใดอันหนึ่งของคุณแล้วทำสำเนาเก็บถาวรอื่นโดยใช้ไฟล์เวอร์ชันที่รู้จักกันดี ท้ายที่สุดสิ่งที่ควรค่าแก่การออมคือการออมที่ดี