ในเดือนที่แล้วฉันต้องเริ่มใช้งาน Microsoft Office ใหม่เนื่องจาก บริษัท ที่ฉันทำงานด้วยต้องการไฟล์ Office ของแท้ ประสบการณ์ทั้งสองทำให้ฉันซาบซึ้งกับแอพที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาของ Google Drive อีกครั้ง

ใช่มีงานประมวลผลคำสเปรดชีตและโปรแกรมนำเสนอของ Google Drive ที่ไม่สามารถจัดการได้ดีหรือเลย แต่สำหรับไฟล์ที่ฉันทำงาน 99.9 เปอร์เซ็นต์ Google ไดรฟ์เหมาะสมกับใบเรียกเก็บเงินอย่างมาก ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีในการใช้ Google ไดรฟ์เพื่อประหยัดเวลาทำงานในแต่ละวัน

แป้นพิมพ์ลัดเปิดรายการแป้นพิมพ์ลัด

หลังจากสองสามทศวรรษของคอมพิวเตอร์ใช้ความจุหน่วยความจำของฉันสำหรับแป้นพิมพ์ลัดอาจถึงขีด จำกัด แล้ว ยังไม่มีวิธีที่ดีกว่าในการทำงานได้เร็วกว่าการละทิ้งเมาส์เพื่อสนับสนุนการกดแป้นพิมพ์สำหรับการใช้งานทั่วไป

Google ไดรฟ์มีปุ่มลัดพิเศษสำหรับแป้นพิมพ์ลัดซึ่ง Ed Rhee ส่วนใหญ่ของ CNET อธิบายไว้ในโพสต์เมื่อเดือนเมษายนที่ผ่านมา

สำหรับเราประเภทหน่วยความจำที่ท้าทายทางลัดสุดท้ายของรายการคือสิ่งที่สำคัญที่สุด: พิมพ์เครื่องหมายคำถาม (หรือ Shift + /) เพื่อเปิดหน้าต่างที่แสดงรายการการกดแป้นพิมพ์ของ Google ไดรฟ์ทั้งหมด (สามารถเปิดรายการทางลัดได้โดยคลิกที่ตัวเลือก "แป้นพิมพ์ลัด" บนเมนูแบบเลื่อนลงการตั้งค่า (ไอคอนเฟือง) ที่มุมบนขวาของหน้าต่างหลัก)

โปรดทราบว่าเมื่อเดือนกุมภาพันธ์เอ็ดได้จัดทำรายการแป้นพิมพ์ลัดของ Gmail ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้จากหน้าต่างหลักของ Gmail ด้วยการพิมพ์เครื่องหมายคำถาม

ข้อความอีเมลกลายเป็นไฟล์ Google เอกสาร

ในโพสต์เมื่อเดือนพฤษภาคมที่ผ่านมาฉันได้อธิบายส่วนขยาย Gmail Attachments to Drive ของ Josh Sullivan ฟรีสำหรับ Google Chrome ที่เพิ่มตัวเลือก "บันทึกลงไดรฟ์" ลงในข้อความที่มีไฟล์แนบ

น่าเสียดายที่ไม่มีวิธีการบันทึกข้อความไว้ใน Google Drive ในรูปแบบที่แก้ไขได้ (คุณสามารถเปิดข้อความและเลือกไฟล์> บันทึกหน้าเว็บเป็น> Google ไดรฟ์ แต่ไฟล์ HTML หรือ "เก็บถาวรเว็บ" ที่เป็นผลลัพธ์ไม่สามารถแก้ไขได้เป็นเอกสารข้อความใน Google ไดรฟ์)

ส่วนขยาย Mail2Drive ฟรีสำหรับ Google Drive ให้คุณมีที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณสามารถใช้ในการแปลงข้อความเป็นไฟล์ Google เอกสารแบบข้อความธรรมดา

หลังจากที่คุณติดตั้งส่วนขยายและลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Drive ของคุณให้ไปที่หน้า Mail2Drive และคลิกที่เปิดแอพเพื่อเปิดหน้าจอต้อนรับของโปรแกรม เลือก "คลิกที่นี่เพื่อเริ่มต้น" เพื่อสร้างที่อยู่อีเมล

เพื่อหลีกเลี่ยงการคัดลอกและวางที่อยู่ Mail2Text ทุกครั้งที่ฉันต้องการแปลงข้อความเป็นไฟล์ Google Docs ฉันได้สร้างที่ติดต่อ Mail2Text ใน Gmail สิ่งนี้ทำให้ฉันสามารถส่งต่อข้อความและเริ่มพิมพ์ "mail2text" ในฟิลด์ถึง: เพื่อป้อนที่อยู่ Mail2Text

สองสามครั้งแรกที่ฉันส่งต่อข้อความในลักษณะนี้ข้อความไม่เคยส่งไปยัง Google ไดรฟ์ คุณต้องลบคำนำหน้า "Mail2Drive" ออกจากที่อยู่ในช่องถึง: เพื่อให้ข้อความปรากฏในร้านค้า Google Drive ของคุณ นอกจากนี้คุณอาจต้องส่งออกไฟล์ผลลัพธ์ไปยัง Google เอกสารก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้

ข้อ จำกัด อีกข้อหนึ่งในการใช้ Mail2Drive ก็คือไฟล์ที่ส่วนขยายสร้างจะอยู่ในโฟลเดอร์ภายใต้รายการ My Drive หลัก คุณไม่สามารถระบุตำแหน่งอื่นเมื่อส่งข้อความถึง Google ไดรฟ์

แน่นอนคุณสามารถจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ใหม่โดยเลือกและเลือกไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเปิดหน้าต่างจัดระเบียบของ Google Drive

จำกัด การซิงค์ Google ไดรฟ์กับโฟลเดอร์เฉพาะ

คุณลักษณะของ Google Drive ที่ฉันเชื่อใจคือความสามารถในการมีไฟล์ทั้งหมดในเวอร์ชันล่าสุดและล่าสุดบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทั้งหมดของฉันโดยอัตโนมัติไม่ว่าฉันจะออนไลน์หรือไม่ก็ตาม การทำสำเนาไฟล์ในระดับนี้สามารถกำจัดฮาร์ดไดรฟ์ของเครื่องได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการประหยัดพื้นที่บนพีซีเครื่องใดให้ จำกัด โฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ที่ซิงค์กับระบบ คลิกที่ไอคอน Google Drive ในทาสก์บาร์และเลือกการตั้งค่า ทำเครื่องหมาย "ซิงค์เฉพาะบางโฟลเดอร์กับคอมพิวเตอร์เครื่องนี้" เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการซิงค์ในหน้าต่างตัวเลือกการซิงค์และคลิก "ใช้การเปลี่ยนแปลง"

ตามที่ระบุในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าไฟล์ที่ไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์ Google Drive จะซิงค์กันเสมอ หากต้องการปิดใช้งานการซิงค์ไฟล์ทั้งหมดให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือก "ซิงค์ไฟล์ Google เอกสาร" ที่ปรากฏขึ้นใต้หน้าต่างโฟลเดอร์

ประหยัดพื้นที่จัดเก็บโดยการลบเวอร์ชันไฟล์ที่ไม่ต้องการ

Google ไดรฟ์เก็บไฟล์ทุกเวอร์ชันไว้เป็นเวลา 30 วันหรือสูงสุด 100 ครั้ง ขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของไฟล์ที่คุณจัดเก็บเวอร์ชั่นนั้นอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ของคุณ

หากต้องการป้องกันไม่ให้ Google Drive ลบไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าให้เลือกไฟล์และคลิกเพิ่มเติม> จัดการการแก้ไข (โปรดทราบว่าตัวเลือกนี้ไม่สามารถใช้ได้กับไฟล์ที่ไม่มีหลายรุ่น) ตรวจสอบตัวเลือกของไฟล์ภายใต้ "อย่าลบอัตโนมัติ"

สร้างไฟล์เก็บถาวรเดียวสำหรับข้อมูล Google ทั้งหมดของคุณ

ส่วนเสริมหลายอย่างสัญญาว่าจะสำรองไฟล์ Google Drive ของคุณ แต่บริการเก็บถาวร Google Takeout อาจตอบสนองความต้องการการสำรองข้อมูลของคุณโดยไม่ต้องดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมอื่น

เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง

• วิธีที่ดีกว่าในการดูตัวอย่างเอกสารอย่างรวดเร็วใน Google ไดรฟ์
• วิธีบันทึกเว็บเพจโดยตรงไปยัง Google Drive
• เริ่มต้นใช้งาน Google เอกสารสำหรับ iOS

เริ่มต้นด้วยการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณและเปิดหน้าซื้อกลับบ้าน นอกเหนือจากไฟล์ Google Drive ของคุณคุณสามารถเก็บข้อมูลทั้งหมดใน Google+, แวดวง, ผู้ติดต่อ, โปรไฟล์, รูปภาพ Picasa, Google Voice และบริการอื่น ๆ ของ Google

หากต้องการเก็บถาวรทุกอย่างให้คลิกปุ่มสร้างที่เก็บถาวรภายใต้แท็บ "ข้อมูลทั้งหมดของคุณ" หรือเพื่อเลือกเพิ่มเติมให้คลิก "เลือกบริการ" แล้วเลือกรายการที่คุณต้องการสำรองก่อนคลิกสร้างที่เก็บถาวร

ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการจัดเตรียมไฟล์ ZIP ของข้อมูล Google ประมาณ 150MB ซึ่งส่วนใหญ่ประกอบด้วยไฟล์ Google Drive คลิกปุ่มดาวน์โหลดเพื่อเริ่มการดาวน์โหลด

เมื่อการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์เพียงเปิดเครื่องรูดไฟล์เพื่อดูข้อมูลของคุณในแต่ละโฟลเดอร์ของแอพ ฉันต้องการเก็บถาวรรวมถึงการค้นหาและประวัติการเรียกดูของฉัน ถ้าอย่างนั้นฉันก็จะรู้เกี่ยวกับตัวฉันมากพอ ๆ กับที่ Google รู้เกี่ยวกับตัวฉัน