นี่เป็นส่วนหนึ่งของซีรีย์ #adulting ของ CNET ที่จะช่วยคุณหาวิธีใช้ชีวิตทำงานและเล่นในขณะนี้ที่คุณเติบโตขึ้นมา
หากคุณมีงาน - หรือไปโรงเรียนหรือแค่หายใจ - ในปี 2560 คุณอาจต้องใช้อีเมลเพื่อให้งานเสร็จ และในขณะที่คุณอาจส่งอีเมลเพื่อเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของคุณการส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาต่างจากการส่งข้อความถึงแม่หรือเพื่อนสนิทของคุณ
ฉันเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพให้กับลูกค้ามาประมาณ 10 ปีแล้ว นี่คือเคล็ดลับที่ดีที่สุดของฉันในการเปิดอ่านและตอบอีเมลทุกครั้ง
1. อย่าเสียหัวเรื่อง
หัวเรื่องเป็นโอกาสแรกของคุณ (และบางครั้งสุดท้าย) ที่จะมีคนเปิดอีเมลของคุณ อย่าง่อยกับหัวเรื่องที่เพิ่งพูดว่า "สวัสดี!" ที่บอกอะไรผู้อ่าน หากพวกเขาไม่รู้จักคุณเป็นการส่วนตัวพวกเขาจะถือว่าอีเมลของคุณเป็นสแปมและลบทิ้ง
หัวเรื่องที่ดีที่สุดจะรวมเอาอีเมลของคุณเข้าไว้ด้วยกัน นี่เป็นตัวอย่างที่ดี:
- คำถามเกี่ยวกับการประชุมวันอังคาร
- ต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ใหม่
- คุณรู้จัก Jim Smith ไหม?
- ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการประชุมนิวยอร์ก
โปรดจำไว้ว่าหัวเรื่องอาจถูกตัดออกโดยเฉพาะบนมือถือ ดังนั้นให้สั้นน่าสนใจและตรงประเด็น
2. เพิ่มความรู้สึกเร่งด่วน (... ถ้ามันเร่งด่วน)
เคล็ดลับสำหรับการเปิดอีกอย่างคือการเพิ่มความรู้สึกเร่งด่วนให้กับหัวเรื่อง - หากว่า เป็นเรื่องเร่งด่วน การใช้ตัวล็อคแคปเหมาะสำหรับสิ่งนี้ แต่ใช้อย่าง จำกัด นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ฉันต้องการสเปรดชีตของคุณโดยเร็ว
- ด่วน: คุณโหวตหรือยัง
- ATTN: ต้องการความช่วยเหลือในห้องประชุม
- RSVP: ต้องการคำตอบจาก EOD
- ทันเวลา: ลงทะเบียนก่อน 18.00 น. วันนี้
ด้านบนมีประโยชน์เฉพาะเมื่อคุณต้องการอ่านและตอบอีเมลอย่างเร่งด่วนเท่านั้น เมื่อใช้มากเกินไปสิ่งเหล่านี้จะสูญเสียการจับฉลากอย่างรวดเร็ว
3. สบาย ๆ และใช้ชื่อ
หากคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนที่ไม่รู้จักคุณให้แน่ใจว่าได้เปิดด้วยชื่อของบุคคลนั้นเสมอ สิ่งนี้ทำให้อีเมลรู้สึกสแปมน้อยลงและเป็นส่วนตัวมากขึ้น อีเมลชั่วคราวสามารถเริ่มต้น "สวัสดีแอนนา!" หากอีเมลเป็นทางการให้ไปกับ "Hello Anna Jones" หรือ "Dear Ms. Jones"
แม้ว่าโดยปกติอีเมลจะเป็นทางการ แต่คุณก็อาจโชคดีไปกับการใช้กลยุทธ์ที่ไม่คาดคิด อีเมลประเภทนี้ให้ความรู้สึกส่วนตัวและไม่เป็นทางการ แต่ไม่รุกราน การกล่าวสวัสดีโดยใช้ชื่อและพูดถึงบางสิ่งที่เป็นส่วนตัวและเฉพาะเจาะจงกับผู้รับสามารถนำอีเมลไปยังสถานที่ชั่วคราวได้โดยไม่ต้องออกแรงมากไป บางสิ่งที่คุณสามารถพูดได้คือ:
- มันเป็นการประชุมที่ยอดเยี่ยมเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
- รักทวีตของคุณ / โพสต์ Facebook / ฯลฯ เกี่ยวกับ [กรอกที่นี่]
- การพูดคุยของคุณที่การประชุม [เติมข้อความในช่องว่าง] เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับฉันเพราะ [กรอกข้อความในช่องว่าง]
วิธีการที่ไม่เป็นทางการนี้จะทำให้ผู้รับรู้สึกผ่อนคลายและเปิดกว้างมากขึ้น ฉันใช้วิธีเชิงสาเหตุร้อยละ 90 ของเวลาและใช้งานได้ ฉันบันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับการชอบของเจ้าหน้าที่ของรัฐและซีอีโอของ บริษัท ใหญ่ ๆ
แม้ในอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้นการเริ่มต้นด้วยประสบการณ์ส่วนตัวหรือคำชมที่เป็นบวกอาจทำให้ผู้อ่านลงทุนในอีเมลของคุณทันทีและยินดีที่จะตอบสนองมากขึ้น เพียงแค่ทำให้มันสั้น
4. ไปที่จุด
คิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญกล่องจดหมายของคุณ โอกาสที่คุณจะอ่านผ่านอีเมลจำนวนมากเพื่อระบุสิ่งที่ต้องการการตอบสนองทันทีและสิ่งที่อาจล่าช้า ดังนั้นอย่าเสียเวลากับ preambles ไปที่จุดนั้นทันทีจากนั้นเพิ่มข้อมูลตัวอธิบายหรือด้านข้างหลังจากนั้น ไม่มีใครมีเวลาลุยอีเมล์เพื่อค้นหาว่าคุณต้องการอะไร
เมื่อเหมาะสมรายการหัวข้อย่อยสามารถช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจในสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว
5. ทำให้สั้น
แม้ว่าคุณจะไปยังจุดที่เหมาะสมอย่าไปเดินเล่นในภายหลัง รวมเฉพาะข้อมูลที่สำคัญที่สุดแล้วหยุดพิมพ์ อย่างจริงจัง. บล็อกข้อความยาว ๆ จะทำให้ผู้รับของคุณถอนหายใจและตัดสินใจว่าพวกเขาจะกลับมาอ่านอีเมลของคุณในภายหลังเมื่อพวกเขามีเวลามากขึ้น คาดเดาว่าอย่างไร อีเมลของคุณจะถูกลืมอย่างรวดเร็วและพวกเขาจะไม่กลับมาหาคุณ
6. เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ
หากคุณต้องการให้ผู้รับทำตามนั้น ให้เส้นทางแก่พวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการเช่นการตอบกลับตามเวลาและวันที่ที่แน่นอน สิ่งนี้เรียกว่า call-to-action (CTA) ในธุรกิจการเขียนอีเมล์ระดับมืออาชีพ
7. ทำให้ง่าย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณทำสิ่งที่คุณขอได้ง่ายที่สุด เพิ่มลิงค์เพื่อคลิกหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโทรหรือเอกสารเพื่ออ่านหากคุณต้องการมากกว่าการตอบกลับทางอีเมล์
8. เพิ่มกำหนดเวลา
อย่าลืมเพิ่มความเร่งด่วนด้วยการให้ผู้รับถึงกำหนดเวลาสำหรับการกระทำของพวกเขาหากคุณทำได้ นอกจากนี้มารยาทก็เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อป้องกันการเรียกร้องให้คุณดำเนินการจากความรู้สึกที่เรียกร้อง พูดได้โปรดและขอบคุณที่ทำให้คำขอของคุณนุ่มลง
นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- คุณช่วยส่งคำตอบกลับมาจาก EOD ได้ไหม? ขอบคุณ!
- คุณช่วยกรุณา RSVP ใช้ลิงค์นี้ตอนเที่ยง?
- กรุณาโทรหาฉันตอน 9 โมงเช้าหมายเลขโทรศัพท์ของฉันคือ 000-0000
- กรุณาเข้าร่วมส่วนที่เหลือของทีมมากกว่าในกลุ่ม Slack ของเรา: abc123.slack รหัสผ่าน: 1234
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วนของคำขอของคุณมันอาจช่วยให้ผู้รับตอบแม้ว่ากำหนดการ จะไม่ ทำงาน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดำเนินการเจรจาที่ช่วยหลีกเลี่ยงการออก
9. อย่าลืมชื่อของคุณ
จบอีเมลด้วยขอบคุณและชื่อของคุณ อย่าเพิ่งสันนิษฐานว่าพวกเขารู้ว่าใครเป็นอีเมล ในความเป็นจริงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขลายเซ็นอัตโนมัติของบัญชีอีเมลของคุณด้วยชื่อเต็มอาชีพหรือตำแหน่งและข้อมูลการติดต่อของคุณเพื่อให้มีการเติมข้อมูลอัตโนมัติในอีเมลแต่ละฉบับ
10. ติดตาม
หลังจากกำหนดเวลาของคุณผ่านไปแล้วอย่ากลัวที่จะส่งอีเมลถึงผู้รับเพื่อตรวจสอบการตอบกลับของพวกเขา บางครั้งผู้คนตั้งใจจะตอบคุณ แต่พวกเขาก็ลืม
ต่อไปนี้เป็นสองสายติดตามที่คุณสามารถขโมย:
- สวัสดี (ชื่อ) ฉันสังเกตเห็นว่าคุณไม่ได้ติดต่อฉันกลับไป (หัวข้อ) คุณสามารถกลับมาหาฉันตามเวลา ขอบคุณ!
- สวัสดี (ชื่อ) คุณเห็นอีเมลของฉันเกี่ยวกับ (หัวข้อ) หรือไม่ ถ้าฉันสามารถตอบกลับโดย (เวลา) ที่จะยอดเยี่ยม ขอบคุณ!
การรู้ศิลปะของอีเมลที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสังเกตได้ ใช้องค์ประกอบเหล่านี้และคุณจะได้รับผลลัพธ์ ใครจะรู้? ทักษะการส่งอีเมลที่เข้าใจของคุณอาจทำให้คุณก้าวขึ้นสู่การทำงาน
แสดงความคิดเห็นของคุณ